dnes je 2.7.2022

Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Proces mezi schválením a podpisem smlouvy o realizaci projektu (případová studie regionálních operačních programů)

20.9.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

Proces mezi schválením a podpisem smlouvy o realizaci projektu (případová studie regionálních operačních programů)

Ve všech případech regionálních operačních programů je Smlouva o poskytnutí dotace uzavírána mezi příjemcem a Řídícím orgánem na základě vydání Rozhodnutí o přiznání dotace ze strany Regionální rady příslušného regionu soudržnosti. Jelikož realizace projektu vzniká až po schválení projektu v hodnotícím procesu a podpisu Smlouvy o realizaci projektu, je nutné si dávat pozor na některé nezbytné kroky, které podpisu smlouvy předcházejí. O konečném výběru projektů rozhoduje Výbor Regionální rady. Děje se tak na základě připravené zprávy na řádném zasedání Výboru, která obsahuje projekty, jež úspěšně prošly kontrolou formálních náležitostí, kontrolou přijatelnosti a bodovým hodnocením. Ve zprávě jsou projekty seřazeny podle získaného bodového ohodnocení, a to od projektu s největším počtem bodů po nejmenší (tzv. short list). Podpořeny pak mohou být ty projekty, jejichž finanční požadavky odpovídají stanovené finanční alokaci ve výzvě. Jednoduše řečeno - podpořeny jsou projekty s nejvyšším bodovým hodnocením, na které „vyjde“ finanční alokace.

Výhodou je, že zasedání Výboru Regionální rady bývají veřejná, proto každý předkladatel projektu může být jednání přítomen!

Jakmile dojde k výběru projektů, tedy po zasedání Výboru Regionální rady a schválení zápisu z tohoto jednání, dostane předkladatel projektu vyrozumění. Vyrozumění o schválení projektu je prováděno dvěma způsoby:

1. Neoficiální cestou - formou e-mailu, zprávu, že projekt byl doporučen k financování. Tato informace obsahuje dopis, ve kterém je žadatel vyzván k dalším krokům. Součástí dopisu bývají i přílohy (např. vzor smlouvy, doporučení k úpravě rozpočtu, indikátorů, změn projektu apod.) a vzory formulářů, které musí žadatel znovu doložit. E-mailové vyrozumění dostane doručena kontaktní osoba, kterou si žadatel zvolil a zadal v elektronické žádosti BENEFIT 7.

2. Oficiální cestou - dopis, který je podepsán předsedou Výboru Regionální rady. Tento dopis je totožný s e-mailovou formou, nicméně je zde především vedena časová alokace. Tedy dokdy musí být řádně odevzdány další požadované přílohy. Oficiální dopis je směrován na adresu statutárního zástupce žadatele. Je však nutné, aby se i tento oficiální dopis dostal do rukou kontaktní osobě/manažerovi projektu, aby mohl konat příslušné kroky s časovým odstupem!

KROK 1 - Doložení povinných příloh ke Smlouvě

Předtím, než je vlastní smlouva uzavřena, je nutné dodat příslušnému úřadu Regionální rady několik důležitých příloh. Tyto přílohy se později stanou nedílnou součástí Smlouvy. Pro názornou ukázku si uvedeme jen ty nejdůležitější.

1. Originál čestného prohlášení o bezdlužnosti vůči veřejné správě a zdravotním pojišťovnám a o tom, že na schválený projekt žadatel nečerpá jiné veřejné prostředky.

2. Smlouva o vedení zvláštního účtu / podúčtu projektu.

3. Rozpočet projektu.

4. Smlouva/smlouvy o partnerství.

5. Dokumentace k dokončeným výběrovým řízením.

6. Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci, včetně kompletní příslušné projektové dokumentace.

Některé přílohy se liší podle typu projektů (investiční x neinvestiční) a dle charakteru dotačního titulu. Proto je nutné pečlivě pročíst Rozhodnutí o přiznání dotace a striktně se řídit těmito pokyny!

ad 1) Originál čestného prohlášení - většinou s dopisem o přiznání dotace dostanete i vzor takového čestného prohlášení. Pokud jste vzor neobdrželi, je nutné se informovat u zprostředkujícího subjektu, zdali nějaký vzor existuje. Pokud ano, jsou povinni vám jej poskytnout. Dobře si jej před podpisem přečtěte, abyste věděli, k čemu se zavazujete! Pokud však vzor neexistuje, je dobré se přesto poradit s pracovníky zprostředkujícího subjektu, co vše musí čestné prohlášení obsahovat. Důležité je na nic nezapomenout a nezahrnovat zbytečně nezbytné!

ad 2) Smlouva o vedení zvláštního účtu/podúčtu projektu - Nejpozději před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace žadatel musí předložit smlouvu o zřízení zvláštního účtu/podúčtu projektu, který bude používat pouze pro příjmy a výdaje spojené s realizací projektu. Pokud bude mít příjemce více projektů předložených v rámci ROPů, může využít pro všechny tyto projekty jeden společný účet. POZOR Platí to pouze u projektů realizovaných v rámci jednoho regionu soudržnosti! Účet/podúčet může být založen u kterékoli komerční banky, musí být veden v korunách a musí k němu být vydávány vlastní výpisy. Smlouva je většinou dokládána v originále nebo v ověřené kopii, v jednom pare. Pozor na to, že některé ROPy vyžadují striktně zřízení samostatného účtu, jindy zase můžete využít váš účet, ke kterému zřídíte pouze podúčet. Dobré je také vědět, že náklady spojené s vedením účtu, jsou uznatelné náklady, lze je tedy uplatňovat v rámci výdajů projektu!

ad 3) Rozpočet projektu - Podrobný rozpočet projektu podrobně specifikuje údaje uváděné na příslušných listech žádosti o poskytnutí dotace (v BENEFITU) a musí obsahovat úplný výčet všech způsobilých a nezpůsobilých výdajů projektu a jeho údaje a součty musí souhlasit s údaji v žádosti. U investičních projektů bývá podrobný položkový rozpočet součástí stavební dokumentace a není problém jej doložit. Pozor na to, že i rozpočet od projektanta musíte „obohatit“ dalšími položkami, jako např. položkou “jiné výdaje (publicita, náklady na vedení účtu, příp. audit). Je-li tedy předmětem projektu stavba, přiloží žadatel (v tištěné podobě i elektronicky) položkový rozpočet stavební části zpracovaný v předepsaném rozpočtovém programu/formátu. Přiloženy musí být i podrobné rozpočty dalších aktivit projektu (vybavení, nákup technologií, SW, mzdové náklady (výše mezd, které jsou příjemcem nárokovány jako způsobilý výdaj, musí být přiměřené, tj. musí odpovídat výši mezd/platů v oboru, místě a čase obvyklých 1) apod.). Dále musíte uvést způsob odvození výsledné hodnoty položky rozpočtu, tj. měrné jednotky, jednotkovou cenu a počet jednotek u všech relevantních položek. Zároveň jste povineni uvést i jednotlivé podpoložky a jejich rozpočtové ceny, například, že projektová dokumentace zahrnuje studii proveditelnosti, dokumentaci k územnímu řízení atd. Odvození může být uvedeno například ve studii proveditelnosti, v rozpočtu pak bude jen odkaz, kde se odvození nachází. U novostaveb, nástaveb, přístaveb a obdobných staveb žadatel uvádí i agregovanou cenu za m3, m2, případně m, včetně výpočtu měrných jednotek.

U neinvestičních projektů je dobré využít strukturu rozpočtu v BENEFITu, nicméně nesmíte zapomenout na to, že musíte rozpočet předložit zvlášť jako samostatnou přílohu! Zase dle typů oblastí podpor ROPů se mohou rozpočty lisit podle konkrétního zaměření.

ad 4) Smlouva/smlouvy o partnerství - Pokud jste deklarovali v žádosti BENEFIT partnerství, určitě jste přikládali jako jednu z povinných příloh tzv. Prohlášení o partnerství/Dohodu o partnerství. Některé ROPy (např. Severovýchod) již vyžadují v době předložení žádostí konkrétní Smlouvu s partnerem. Opět je nutné se řídit pokyny uvedené v Příručce pro žadatele. Pokud však stačí k podání žádosti prohlášení, budete po schválení projektu vyzvání, abyste doložili již konkrétní Smlouvu s partnerem. Některé dotační tituly mají své vzory smluv, jinde si jej můžete upravit dle svých zvyklostí. Je nutné však mít na paměti, že partnerství je jedním ze základních principů politiky soudržnosti, a proto se také sleduje plnění uzavřených smluv. Pokud máte v projektu více partnerů, musíte doložit smlouvu za každého partnera zvlášť. Ještě jedno upozornění - za partnera projektu nelze v žádném případě považovat dodavatelskou firmu!

ad 5) Dokumentace k dokončeným výběrovým řízením - jedním z uznatelných výdajů projektu jsou výdaje na výběrová řízení. Protože u některých dotačních titulů v ROPech můžete vynakládat výdaje ještě před datem podání žádosti, je dobré vědět, že následně musíte doložit, o jaký výdaj se jednalo. Jedinou podmínkou je, že výdaj musí být uskutečněný po 1.1.2007, tedy po začátku programovacího období! Jestliže jste realizovali výběrové řízení dříve před podáním žádosti (což dotační podmínky umožňují), případně po podání žádosti, ale před podepsáním vlastní Smlouvy o realizaci projektu, jste povinni nejpozději před podpisem vlastní Smlouvy doložit veškerou dokumentaci k ukončeným výběrovým řízením. Vše se týká i případu, pokud již máte s vybraným uchazečem uzavřenou smlouvu.

V obou případech jste povinni předložit veškerou dokumentaci o veřejné zakázce (stačí v kopii). Dokumentací o veřejné zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popř. po jeho ukončení, vyžaduje zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, nebo Pokyny o zadávání veřejných zakázek příslušného ROPu.

Zejména je nutné doložit:

- výzvy k podání nabídky (včetně dokladu o doručení vyzvaným uchazečům),

- zadávací dokumentaci,

- dokument dokládající uveřejnění výzvy k podání nabídek,

- úplné znění podaných nabídek,

- ustanovení hodnotící komise, popř. komise pro otevírání obálek,

- protokol o otevírání obálek, protokol o jednání hodnotící komise, popř. zpráva o posouzení a hodnocení nabídek,

- rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky,

- smlouvu s vybraným dodavatelem.

U dokumentů, jež jsou v rámci zadávacího řízení doručovány uchazečům, je třeba také připojit kopii dokladu o doručení. Dobré je na úvod vytvořit seznam dokumentace, která je v rámci této přílohy předkládána. Tento seznam by měl tvořit úvodní list přílohy a musí být podepsán žadatelem!

ad 6) Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci, včetně kompletní příslušné projektové dokumentace - V závislosti na typu řízení relevantního dle stavebního zákona obsahu daného projektu předkládá žadatel příslušný typ dokumentace vydané nebo potvrzené stavebním úřadem. Platí pravidlo, že žadatel dokládá „nejvyšší typ“ dokumentace, který má v době podání žádosti k dispozici. Např.: pokud žadatel disponuje pravomocným stavebním povolením, nedokládá územní rozhodnutí, ale pouze stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci a k tomu příslušnou stavební projektovou dokumentaci a stavební položkový rozpočet. Z tohoto důvodu je dobré si uvědomit, že čím vyšší typ stavební dokumentace a vyjádření příslušného stavebního úřadu, tím větší šance na podporu projektu! Proto máte možnost si vybrat z variant, pokud již máte stavební dokumentaci, včetně stavebního povolení, předložte tyto dokumentu ihned spolu se žádostí. Pokud však ještě čekáte na vydání povolení, či na nabytí právní moci u již vydaného povolení, můžete předložit dokumentaci ke stavebnímu povolení, ale musíte k ní doložit pouze územní rozhodnutí s nabytím právní moci. Případně použijte tu poslední variantu, že předložíte pouze dokumentaci k územnímu řízení a platné územní rozhodnutí s nabytím právní moci. Upozornění pro vás - předložená rozhodnutí státního orgánu musí nabýt právní moci, což dle zákona trvá 15 dní. Někdy právě to může být problém, když předložíte pouze vydané rozhodnutí bez nabytí právní moci - jestliže tak učiníte v době podání žádosti, budete vyzvání k doložení v rámci formálních kritérií. Jestliže jej nepředložíte do data určeného k

 
Nahrávám...
Nahrávám...