Procesní audit/analýza - 1. část

3.76 Procesní audit/analýza – 1. část

Mgr. Petr Burda

Úvod

V minulém článku jsme si ukázali, jak může vypadat příklad resumé nejvýznamnějších zjištění a doporučení z procesního auditu/analýzy, který byl realizován auditorskou firmou pro potřeby neziskové organizace, ale lze jej využít pro jakýkoliv typ organizace. Nyní se společně podíváme pod pokličku samotného procesního auditu/analýzy a ukážeme si, jakým způsobem je realizován, jaké procesy se s ním pojí a jaký je jeho celkový přínos v praxi.

Přínos procesního auditu/analýzy

Procesní audit/analýza má především následující přínosy:

• - posoudí úrovně a stavu řízení organizace v analyzovaných oblastech,
• - určí řídící, hlavní a podpůrné procesy, a to včetně osob, které jsou za procesy odpovědné,
• - detekuje silné a slabé stránky ve sledovaných procesech,
• - určí příležitosti a hrozby ve sledovaných procesech.

Procesy a procesní přístup

Proces v organizaci

Proces bývá definován jako soubor vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy. Cílem organizace by mělo být zajistit efektivní a účelné fungování každého procesu tak, aby byly naplněny hlavní činnosti organizace. Aby mohla organizace efektivně a správně fungovat, je nezbytné se zaměřit právě na část, jež přeměňuje vstupy na požadované výstupy (v případě analyzované organizace služby poskytované/nabízené klientům).

Procesní pohled

Procesní pohled na organizaci umožňuje efektivně pracovat se soubory činností (procesy) podle toho, jestli vytvářejí přidanou hodnotu (zejména hlavní procesy), „spotřebovávají” náklady nebo zajišťují potřebný přínos (podpůrné procesy), anebo nastavují potřebný směr organizace (řídící procesy). Procesní pohled bývá zpracován do Mapy procesů. Mapa procesů zobrazuje, které procesy v organizaci běží. Náš přístup vychází z vytvoření základní procesní mapy organizace. Pojem základní znamená, že procesy jsou zobrazeny ve svém nejvyšším detailu neboli pohledu seshora. Na organizaci se tak nepohlíží přes její složky, ale přes procesy, které v ní probíhají.

Každý proces může být dále zobrazen:

• - dalšími podprocesy,
• - konkrétními činnostmi.

Pojem podproces se zavádí proto, aby zpřehlednil popis procesů a usnadnil orientaci v procesní mapě.

Základní členění procesů

1. Hlavní procesy – popisující „hlavní náplň” (předmět fungování) organizace,
2. Podpůrné procesy – popisující procesy zajišťující podporu pro hlavní procesy,
3. Řídící procesy – popisující způsob řízení firmy, tj. stanovování a realizace mise, vize a strategie firmy a popisující způsob koordinace všech procesů ve firmě.

Realizace procesního auditu/analýzu

Úspěšná realizace každého procesního auditu/analýzy vyžaduje udržet stanovený postup a k výstupu v podobě závěrečné zprávy směřovat prostřednictvím stanovených metod a nástrojů.

Průběh realizace:

Využité metody

Průběh analýzy

Analýza probíhala v několika na sebe navazujících krocích:

1. Úvodní setkání: zahájení projektu,
2. Studium interní dokumentace společnosti,
3. Řízené rozhovory s vybranými zaměstnanci společnosti,
4. Worskhop se zaměstnanci společnosti,
5. Zpracování závěrečné zprávy z procesního…