Výzva č. 35 „Školení je šance“ - jak připravit
projektovou žádost Benefit 7
Jaký
typ žádosti a dokumentů potřebuji a jak mám postupovat?
Následují
text je koncipován jako soubor doporučení, která by měla pomoci žadateli
vyplnit projektovou žádost. Zaměřujeme se na aplikaci BENEFIT7 kterou přímo
aplikujeme na výzvu č. 35 „Školení je šance“ v rámci Operačního programu Lidské
zdroje a zaměstnanost. O výzvě jsme již informovali v rámci info e-mailů našeho
průvodce a v první části této kapitoly. Připomeňme jen, že se jedná o dotační
titul určený pro podnikatelské subjekty (zaměstnavatele), kteří hodlají
realizovat vzdělávání zaměstnanců. Např. odborné vzdělávání, tvorbu podnikových
vzdělávacích programů pro zaměstnance včetně přípravy podnikových lektorů a
instruktorů, apod. Cílová skupina podpořených projektů musí pocházet z jiného
regionu než z hlavního města Prahy. Projekt by v zásadě měl být realizován v
regionu, ze kterého pochází cílová skupina, avšak v odůvodněných případech (např.
dopravní dostupnost) může být projekt realizován i v Praze.
Ještě
před tím, než žadatel přistoupí k vyplňování projektové žádosti, musí učinit několik
nezbytných kroků. Jedním z nich je sběr informací o daném dotačním titulu. Ke
každému dotačnímu titulu existuje samostatná dokumentace, která zahrnuje
zpravidla:
- Oznámení
o vyhlášení kola výzvy. Oznámení o vyhlášení kola výzvy obsahuje vyhlašovatele
výzvy, název a registrační číslo dotačního titulu, povahu a územní určení
podporovaných aktivit, plnou adresu webových stránek, kde je možné nalézt veškerou
dokumentaci k výzvě (Pokyny pro žadatele včetně všech příloh), přesnou adresu a
termín (den a hodina) pro předkládání žádostí. Pro náš dotační titul je tento
dokument k dispozici na následujících webových stránkách: http://www.esfcr.cz/file/7367/.
- Pokyny pro žadatele. Pokyny pro žadatele jsou
vypracovávány pro každé kolo výzvy. Skládají se z obecné části a specifické části.
Pokyny pro žadatele vysvětlují účel (zaměření) kola výzvy, definují postupy pro
podávání žádosti a požadavky na její přílohy, dále stanovují kritéria pro
kontrolu formálních náležitostí a kritéria přijatelnosti. Pokyny poskytují rovněž
informace o smluvních podmínkách platných pro vybrané žadatele (konečné uživatele)
a postupy závazné pro realizaci akce. V přílohách Pokynů pro žadatele jsou pokyny
pro vyplnění žádosti, tabulka pro rozpočet a zdroje financování včetně příslušných
komentářů, hodnotící tabulka obsahující výběrová kritéria, přehled
monitorovacích ukazatelů a standardní Smlouva o financování akce. Pro náš dotační
titul je tento dokument k dispozici na následujících webových stránkách: http://www.esfcr.cz/07-13/oplzz/desatero-op-lzz.
- Pokyny pro vyplňování webové aplikace. K vyplňování
internetové aplikace BENEFIT7 není nutné disponovat obsáhlými znalostmi o
programech a informačních technologiích, ale raději doporučuji postupovat podle
pokynů, aby nedošlo ke zbytečným chybám. Pro náš dotační titul je tento
dokument k dispozici na následujících webových stránkách: http://www.esfcr.cz/07-13/oplzz/desatero-op-lzz.
Po
prostudování výše uvedených dokumentů je důležité mít přehled o jednotlivých
termínech stanovených výzvou pro podání žádosti o poskytnutí dotace, zejména o časovém
intervalu pro předložení této žádosti. Žadatel by měl zvážit časovou náročnost
zpracování podkladových materiálů k žádosti o poskytnutí dotace a všech vyžadovaných
příloh. Současně je vhodné stanovit si dostatečnou časovou rezervu pro
kompletaci a kontrolu projektové žádosti těsně před jejím odevzdáním. Po zvážení
časových možností je na posouzení žadatele, zda žádost předloží v rámci vyhlášené
výzvy, nebo vyčká na vyhlášení další výzvy v dané oblasti podpory. V našem případě
je zatím dostatek času. Uzávěrka výzvy č. 35 „Školení je šance“ je
plánována na 31. 12. 2009.
Dále
je nutné také identifikovat projektový záměr, který bude později podrobně
rozpracován. Již na samotném začátku - tedy při identifikaci projektového záměru
- by do procesu měly být zapojeny všechny relevantní subjekty, které se budou
podílet na pozdější realizaci projektu. Také je nutné stanovit jasné cíle
projektu, aktivity ke jejich dosažení, případně zevrubný časový harmonogram. Žadatel
by si měl také přesně vyjasnit předmět projektu, případně právní formu žadatele
a zapojení partnerů.
Následně
můžeme přistoupit k samotnému vyplnění žádosti. Jak již jsme uváděli žádost o
dotaci v daném dotačním programu se zpracovává v systému BENEFIT7 (elektronická žádost) na webových stránkách www.eu-zadost.cz. Webová aplikace BENEFIT7 je určena pro podávání žádostí o
poskytnutí dotace a je základním nástrojem pro komunikaci žadatele a Řídícího
orgánu programu. Aplikaci je možné vyplňovat pouze on-line přes internet.
Výhodou tohoto postupu je, že není nutné a ani možné, ukládat žádost na osobním
počítači a na zpracování žádosti se může podílet více osob (např. pracovníci
instituce, konzultant, apod.). Žádost je možné v systému průběžně ukládat (tlačítko Uložit v dolní části obrazovky, neplést s tlačítkem Finalizace v
levé liště, to je určeno až k finálnímu uložení žádosti). Určitou nevýhodou,
která se projevuje zpravidla před konečným termínem jednotlivých výzev, je
omezená funkčnost systému. Proto doporučuji připravovat žádost průběžně a ne až
v posledních dnech před koncem výzvy. Jako nouzové řešení lze doporučit přesun
práce do méně frekventovaných částí dne (např. do pozdějších večerních hodin).
Tyto situace ovšem nejsou obvyklé.
Prvním
krokem k vytvoření žádosti o podporu v aplikaci BENEFIT7 je úspěšná registrace žadatele.
V nabídce Úvod klikne uživatel v levém modrém panelu na tlačítko Registrace. Tím se mu otevře následující okno k zadání registračních údajů. Základním
údajem a prostředkem pro komunikaci s aplikací je E-mail (Přihlašovací řetězec)
a Heslo uživatele. E-mail - existující e-mailová adresa uživatele,
prostřednictvím níž se bude uživatel přihlašovat do aplikace a současně
komunikovat s Řídícím orgánem ROPu. Je tedy nutné, aby uživatel zadal takový
e-mail, kterým nejčastěji komunikuje, aby po celou dobu od přípravy žádosti až
po dobu případné realizace tohoto projektu a po dobu povinné udržitelnosti
projektu mohla prostřednictvím tohoto e-mailu probíhat aktivní komunikace s Řídícím
orgánem. Heslo - aplikace vyžaduje zadání hesla s nejméně 8 znaky.
Při zadání je nutné dbát na rozlišování velkých a malých písmen. Aplikace tyto
rozdíly rozeznává a v případě zadání hesla v jiné formě nebude heslo akceptováno.
Aplikace dovoluje pouze 1 heslo k 1 e-mailové adrese, tzn. na stejnou
e-mailovou adresu se nelze přihlásit pod různým heslem.
Po
vyplnění všech údajů a seznámení se s prohlášením uživatele dá uživatel pokyn k
registraci kliknutím na tlačítko Odeslat registrační údaje. Ve chvíli, kdy jsou
registrační údaje úspěšně odeslány, dojde k vytvoření registračního účtu uživatele.
Po úspěšné registraci může žadatel zahájit vyplňování jakékoli žádosti
BENEFIT7. Tvorbu nové žádosti zahájí žadatel kliknutím na pole Nová žádost v
nabídce Konto. Tímto se otevře nabídka Seznam formulářů, kde jsou vypsány
jednotlivé Operační programy pro období 2007 - 2013, které se realizují na
území České republiky. Uživatel vybere příslušný program, v našem případě Operační
program rozvoj lidských zdrojů - Výzva pro GP 1.1 - Školení je šance.
Při
vyplňování doporučujeme postupně vyplňovat datové oblasti v liště nalevo na
obrazovce. Jednotlivé datové oblasti nabízejí pole, která je nutné doplnit.
Aplikace pracuje s několika druhy editačních polí. Pole jsou barevně odlišena
podle druhu:
Needitovatelné
pole
- hodnota se dotahuje automaticky na základě vyplnění jiných hodnot
Editovatelná
pole
- povinné
pole, tučně zvýrazněné a podbarvené žlutou barvou
- nepovinné pole,
podbarvené šedou barvou a slabě orámované
- nebo
- povinné pole s výběrem
ze seznamu hodnot
- nepovinné pole s výběrem
ze seznamu hodnot. Seznam hodnot je buď v podobě kalendáře nebo filtrovacích
polí pro výběr např.: území dopadu, adresy žadatele a partnera atd.
Jak
vyplňovat jednotlivé části projektové žádosti?
Při
vyplňování projektové žádosti BENEFIT7 doporučujeme postupovat dle jednotlivých
datových oblastí (záložek). Ta jsou uvedena v levé části obrazovky v lišt pod
nadpisem Datová oblast žádosti. Jedná se zejména o následující datová
pole (záložky):
Identifikace
žádosti
Žadatel
vyplňuje pouze pole Identifikace žádosti. Do tohoto pole vlastní název žádosti
(upozorňujeme, že nejde o název projektu, ten se uvádí až v další části žádosti),
který slouží pro lepší orientaci žadatele v aplikaci. Tento identifikační název
může mít délku maximálně 20 znaků.
Projekt
Na
této záložce se nacházejí základní informace o programu, výzvě a žádosti o
finanční podporu (viz. níže uvedené schéma).
Nejvíce
času v této části žadatelům zpravidla zabere vymýšlení názvu. Z pohledu
hodnotitele se sice nejedná o nejdůležitější položku, ale samozřejmě vhodný
název je vizitkou projektu. Při výběru názvu doporučujeme volit tak, aby byl
jasný, výstižný a aby přesně charakterizoval projekt. Snažte se přesně
vystihnout obsah projektu, popř. můžete uvést i jeho umístění. Pro názornost
uvádíme několik názvů již podpořených projektů v oblasti firemního vzdělávání:
- „Komplexní
vzdělávací proces zaměstnanců firmy DESTILA, s.r.o.“
- „Projekt vzdělávání zaměstnanců
společnosti BOKI a.s.“
- „Zvyšování kvalifikace
zaměstnanců společnosti STAVOPLAST KL - prostředek pro posílení
konkurenceschopnosti na trhu“
- „Vzdělávání zaměstnanců
Farmet a.s. pro zvýšení jejich adaptability“
- „Realizace vzdělávacích
aktivit pro zaměstnance společnosti VÝTAHY OSTRAVA spol. s r.o.“
Žadatel
projektu
Tato
záložka slouží k identifikaci subjektu, který o projekt žádá. Pro každý projekt
může existovat jen jeden žadatel. Žadatel se jen nevypisuje, ale je nutné ho
validovat v systému ARES. Prvním krokem k zadání žadatele je vyplnění IČ (osmimístné číslo), jehož správnost je nutné zkontrolovat…
