Shrnutí metodiky přípravy a řízení projektů
Následující
zkušenosti a doporučení mají „všeobecný“ charakter, proto je nezbytné při přípravě
svého konkrétního projektu vždy sledovat konkrétní požadavky příslušného dotačního
titulu/opatření, v rámci kterého plánujete svůj projekt financovat.
Zkušenosti
z období 2004 - 2006 a možné implikace pro období 2007 - 2013
V
této části jsou přehledně shrnuty obecné rady a zkušenosti z prvního zkráceného
programovacího období let 2004 - 2006. Vypracované rady a zkušenosti se týkají
faktorů úspěch pro finalizaci žádosti projektu a jeho řízení (příprava x
realizace x zakončení). Níže uvádíme přehled těch nejvýznamnějších doporučení: 1
- Pohled
implementační agentury a žadatele je odlišný.
- Nenechat se odradit přemírou
informací a vytrvat v hledání.
- Hledat informace tam,
kde jsou na jednom místě, teprve potom si podrobně nastudovat konkrétní program
či výzvu.
- Často existuje více
vhodných dotací - je třeba porovnat je a vybrat tu nejvhodnější.
- Nebát se zeptat -
implementační agentury jsou tu pro žadatele, ne žadatelé pro ně.
- Důkladně si prostudovat
všechny informace - u některých dotačních programů mohou být některá kritéria přijatelnosti
žadatele nebo projektu až v polovině textu.
- Pečlivě si prostudovat
všechny požadavky a neopomenout žádnou z povinných i nepovinných příloh.
- Při výběru případného
poradce či konzultanta je třeba si počínat obezřetně, nechat si udělat nabídku
od několika firem a ověřit si jejich schopnosti, znalosti a reference.
- Pro přípravu podkladů
je třeba počítat s dostatečnou rezervou.
- Žádost o podporu a její
přílohy jsou poměrně „živoucí“ a mohou se změnit i ze dne na den - vždy je třeba
zohlednit požadavky implementační agentury na to, který formulář je platný.
- Sledovat FAQ - do značné
míry vysvětlují nebo dovysvětlí nejasné pasáže ToR.
.....financování
projektu, aneb když vlastní zdroje nestačí
- Ne vše, co má žadatel pro získání úvěru či půjčky připravené,
banku zajímá - čas úvěrových specialistů je drahý a nemají čas číst
stostránkové podnikatelské záměry.
- Většina bank používá na
vyhodnocování finančního zdraví žadatele o úvěr specializovaný software - je třeba
se připravit na jejich požadavky ohledně rozsahu potřebných dat a informací.
- Banka, ve které má žadatel
vedený účet, nemusí vždy poskytovat i nejvýhodnější úvěry, vždy se vyplatí
obvolat či obejít více bank, nebo se poradit s nezávislým finančním poradcem.
......problematika
výběrových řízení
- Zvážit, zda je efektivnější výběrové řízení zorganizovat vlastními
silami, nebo využít poradenských služeb.
- Přesně dodržet všechny
stanovené podmínky, včetně minimálního počtu oslovených dodavatelů, min. lhůt
pro podání nabídek apod.
- Vytvořit výzvu k podání
nabídek a zadávací dokumentaci - nastavit přiměřené požadavky na kvalifikaci
dodavatelů (ne příliš přísné nebo diskriminační podmínky účasti).
- Zvolit vhodná a v
maximální míře objektivně porovnatelná kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky
(jedním musí být nabídková cena, nemusí být však kritériem jediným).
- Ve stanovený den otevřít
doručené nabídky, zkontrolovat, zda obsahují požadované náležitosti, a
vyhodnotit pořadí nabídek dle stanovených kritérií.
- O průběhu výběrového řízení
sepsat zprávu a odeslat ji ke kontrole příslušné implementační agentuře.
- S vybraným dodavatelem
uzavřít smlouvu v souladu s jeho nabídkou.
......finální
dopracování žádosti
- Nepodceňovat význam nepovinných příloh, mnohdy mohou být jakýmsi
pomyslným „jazýčkem“ na vahách při rozhodování o podpoře projektu. Stejně tak
nepodceňovat ani formální úpravu - projekt vytištěný na kvalitní tiskárně bez
gramatických chyb udělá na hodnotitele lepší dojem než odbytý černobílý tisk
nebo nekvalitní kopie.
- Důkladně si
prostudovat, jak má zabalená žádost vypadat a jaké má mít obálka (nebo spíše
balík) náležitosti, a ty pečlivě dodržovat - byla by škoda, kdyby Vaše snaha přišla
vniveč kvůli opomenuté drobnosti, jako např. požadavek na zabezpečení proti
neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění…
