Výběr dodavatele v dotačních programech, zejména OPPIK

13.2

Výběr dodavatele v dotačních programech, zejména OPPIK

Bc. at Bc. Ondřej Homola

 NahoruZákladní principy a příprava výběrového řízení

Tento článek se soustředí na možná nejpodstatnější krok v managementu dotačního projektu, a to je výběr dodavatele, případně dodavatelů.

V rámci každého dotačního projektu, ať už je financován ex ante či ex post (čili pokud obdržíte prostředky na jeho začátku či na konci), se z podstaty nakládá s veřejnými prostředky, tu více, tu méně.

Základním principem, kterým se řídí vynakládání prostředků, je tzv. princip 3e, tedy

• Hospodárnost (economy)

• Účelnost (efficiency)

• Efektivnost (effectiveness)

Hospodárnost = Economy

• Minimalizace výdajů při respektování cílů projektu.

• Takové použití veřejných prostředků, kdy dojde k dodržení požadavků na kvalitu s co nejnižším vynaložením těchto veřejných prostředků.

• Dochází k minimalizaci nákladů na zdroje (lidské, finanční, časové) při současném dodržení kvality zdrojů z hlediska potřeb dané činnosti/aktivity/cílů.

• Princip hospodárnost vyžaduje, aby zdroje vynakládané subjektem na zajištění dané činnosti byly k dispozici ve správnou dobu, na správném místě, v dostatečném množství, v odpovídající kvalitě a za nejvýhodnější cenu.

• Týká se primárně vstupů, ovšem při zohlednění stanovených cílů projektu.

Účelnost = Eefficiency

• Takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů (tj. dosažení účelu, pro kterou je daná aktivita/projekt realizován). To ovšem předpokládá, že je také správně nastaven vztah mezi aktivitami projektu a jeho výstupy, výsledky a dopady. Jinými slovy je účelností chápán stupeň dosažení cílů a vztah mezi zamýšlenými a skutečnými dopady dané činnosti.

• Účelnost je třeba chápat primárně z pohledu, zda byla danou aktivitou/projektem uspokojena potřeba, která danou aktivitu/projekt vyvolala.

• Princip účelnosti je naplněn tehdy, jsou-li naplněny stanovené cíle a ty mají předpokládané účinky/dopady.

• Týká se primárně výstupů, respektive provazby mezi dosaženými výstupy, cíli a jejich dopady.

Efektivnost = Effectiveness

• Jedná se o takové použití veřejných prostředků, kdy je dosaženo nejlepších možných výstupů (např. rozsah, kvalita) ve srovnání s objemem prostředků na zajištění těchto výstupů vynaložených.

• Efektivní je taková činnost, kdy dochází k optimalizaci zdrojů organizace/projektu/činnosti při tvorbě výstupů, tj. jsou zajištěny maximální výstupy z daných zdrojů, či dojde k dosažení daného výstupu s minimem zdrojů při zachování kvality výstupu.

Jedním z nástrojů, jak dodržení principu 3e částečně zajistit, je realizace veřejného výběrového řízení na dodavatele aktiv, na něž jsou vynakládány způsobilé výdaje v projektu.

Jedná se o velmi komplexní tematiku, kterou nemůže postihnout jeden článek. Budeme se tedy věnovat pouze výběrovým řízením dle Pravidel pro výběr dodavatelů (PpVD) pro Operační program Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK). Nebudeme se tedy specificky věnovat výběrovým řízením dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, (dále jen "ZZVZ"), ani dle pravidel pro další operační programy. Je však třeba říci, že principy jsou podobné a jedná se zde o většinovou shodu i v průběhu realizace.

Metodický pokyn pro oblast zadávání zakázek pro programové období 2014 – 2020:

• Metodika MMR, verze 4 s účinností od 1. 5. 2017

Pravidla pro výběr dodavatelů:

• č. j. MPO 56796/18/61100/61000/501/7 s účinností od 10. 8. 2018

• + doplňkově Pokyny k úspěšné realizaci VŘ na dodavatele

 NahoruPostup dle zákona o zadávání veřejných zakázek a dle PpVD

Velmi stručně lze říci, že zadavatelé, kteří zadávají zakázky s účastí veřejné podpory do 50 % včetně, postupují dle PpVD, v ostatních případech je nutno postupovat v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek. Podívejme se stručně na základní rozdělení.

 NahoruPostup podle ZZVZ

1) Veřejný zadavatel:

• ČR, ČNB, státní příspěvková organizace, ÚSC nebo jeho příspěvková organizace, i jiné PO, které jsou založeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu a zároveň jsou převážně financovány jiným veřejným zadavatelem, příp. jiný veřejný zadavatel v nich uplatňuje rozhodující vliv nebo jmenuje či volí více než polovinu členů v jejím statutárním či kontrolním orgánu,

• u zakázek, jejichž předpokládaná hodnota ≥ 400 000 Kč bez DPH a zároveň nedosahuje 2 000 000 Kč/6 000 000 Kč bez DPH (kromě těch, kteří splňují podmínky pro použití výjimky podle § 29 a 30 ZZVZ).

2) Zadavatel zadávající sektorové zakázky:

• zakázka, kterou zadává veřejný zadavatel při výkonu relevantní činnosti. Sektorovou zakázkou je také zakázka, kterou zadává jiná osoba při výkonu relevantní činnosti, pokud a) relevantní činnost vykonává na základě zvláštního nebo výhradního práva podle § 152 ZZVZ, nebo b) nad touto osobou může veřejný zadavatel přímo nebo nepřímo uplatňovat dominantní vliv,

• u sektorových zakázek, jejichž předpokládaná hodnota ≥ 400 000 Kč bez DPH a zároveň nedosahuje finančního limitu pro nadlimitní veřejnou zakázku dle § 25 ZZVZ – 11 915 000 Kč bez DPH (kromě těch, kteří splňují podmínky pro použití výjimky podle § 158 odst. 2 ZZVZ, § 159 ZZVZ, § 160 ZZVZ, § 29 a 30 ZZVZ s výjimkou ustanovení § 29 písm. d) ZZVZ, bodu 1 § 29 písm. i) ZZVZ, bodu 2 § 29 písm. l) ZZVZ, § 29 písm. p) a s) ZZVZ).

3) Zadavatel, který zadává veřejnou zakázku hrazenou z více než 50 % z peněžních prostředků z veřejných zdrojů, nebo pokud takto poskytnuté prostředky přesahují 200 mil. Kč:

• u zakázek, jejichž předpokládána hodnota ≥ 400 000 Kč bez DPH a zároveň nedosahuje 2 000 000 Kč/6 000 000 Kč bez DPH (kromě těch, kteří splňují podmínky pro použití výjimky podle § 29 a 30 ZZVZ).

 NahoruPostup dle PpVD

V případě, že míra veřejné podpory činí maximálně 50 % výdajů, zároveň předpokládaná hodnota činí ≥ 500 000 Kč bez DPH, je nutno postupovat dle PpVD.

V ostatních případech je nutno se vždy řídit principy 3e.

 NahoruDělení zakázek a dílčí plnění

S ohledem na výše uvedené limity samozřejmě mnoho lidí napadne, že by bylo možno je snadno obejít tím, že zadavatel si zkrátka “pohlídá“, aby nezadal nikdy vyšší zakázku, než za - kupříkladu - 500 tisíc Kč bez DPH. Tomu brání podstatné omezení, které se nazývá “zákaz účelového dělení zakázek“. O co jde, si nejlépe ilustrujeme na následujícím příkladu:

 NahoruObecné principy

Transparentnosti:

• evidování dokumentace k VŘ, písemná komunikace;

• srozumitelná ZD, jasný a průhledný systém hodnocení;

• přesně stanovené lhůty aj.

Přiměřenosti:

• nastavení parametrů VŘ tak, aby rozumně odpovídaly charakteru, předmětu, rozsahu a složitosti dané zakázky a aby byly opodstatněné (přiměřené požadavky na jistotu, reference, obchodní podmínky apod.).

Nediskriminace:

• obchodní značky – zákaz omezení pouze na konkrétní výrobce;

• technická specifikace – nesmí být opsaná nabídka potenciálního dodavatele;

• nelze slučovat nesouvisející zakázky (např. jeden dodavatel na IT a stavbu);

• regionální vymezení – sídlo, servis aj.;

Rovného přístupu:

• ke všem účastníkům – informace o zakázce, přístup k ZD, prohlídka místa realizace aj.

 NahoruPříprava výběrového řízení

Nejdříve je sestavena tzv. zadávací dokumentace (dále jen "ZD"), včetně příloh. Jedná se o komplexní dokumentaci, která přesně, jasně a srozumitelně definuje předmět zakázky. Komplementárním dokumentem je tzv. “oznámení“, které lze sloučit přímo se ZD.

Oznámení musí obsahovat tyto povinné náležitosti:

a) Identifikační údaje zadavatele

b) Název zakázky

c) Druh zakázky (dodávky, služby nebo stavební práce)

d) Popis předmětu zakázky a informace, zda zadavatel umožňuje dílčí plnění

e) Lhůtu a místo pro podání nabídky

f) Odkaz na kontaktní osobu zadavatele, její telefon a e-mailová adresa

V textu Oznámení je vhodné uvést:

g) Informaci o tom, že se nejedná o zadávací řízení dle ZZVZ, ve znění pozdějších předpisů

h) Informaci o tom, v jakém jazyce musí být nabídka podána (není-li uvedeno, má se za to, že nabídky mají být podávány v českém či slovenském jazyce)

i) Informaci o tom, že dle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, je vybraný dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.

Zadávací dokumentace musí obsahovat alespoň tyto povinné náležitosti:

a) Přesný popis předmětu zakázky.

b) Kritériem hodnocení je ekonomická výhodnost nabídky. Ekonomická výhodnost nabídek se hodnotí na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality. Zadavatel může ekonomickou výhodnost nabídek hodnotit také podle nejnižší nabídkové ceny nebo nejnižších nákladů životního cyklu. Zadavatel vždy stanoví kritéria hodnocení tak, aby vyjadřovala vztah užitné hodnoty a ceny. Kritéria hodnocení se musí vztahovat k předmětu plnění. Mohou jimi být zejména nabídková cena, kvalita, technická úroveň nabízeného plnění a funkční vlastnosti, vlastnosti plnění z hlediska vlivu na životní prostředí, provozní náklady, návratnost nákladů, záruční a pozáruční servis, zabezpečení dodávek, dodací lhůta nebo lhůta pro dokončení. Dále jimi může být zejména organizace, kvalifikace a zkušenost osob, které se mají přímo podílet na plnění zakázky v případě, že na úroveň plnění má významný dopad kvalita těchto osob. Kritériem hodnocení nesmí být požadavky na prokázání kvalifikace, obchodní podmínky, jejichž účelem je utvrzení povinností dodavatele (např. smluvní pokuta nebo bankovní záruka), nebo platební podmínky.

c) Způsob hodnocení kritérií. Zadavatel je povinen jednotlivým kritériím hodnocení stanovit váhu, kterou vyjádří v procentech, nebo stanoví jiný matematický vztah mezi kritérii a dále popíše způsob přidělování bodů. V případě kritérií hodnocení podle kvality je zadavatel povinen stanovit kritéria, která vyjadřují kvalitativní, environmentální nebo sociální hlediska spojená s předmětem zakázky. Kritéria kvality musí být vymezena tak, aby podle nich nabídky mohly být porovnatelné a naplnění kritérií ověřitelné.

d) Podmínky a požadavky na zpracování nabídky, jaké údaje týkající se předmětu zakázky a jeho realizace mají účastníci v nabídkách uvést, aby mohl zadavatel posoudit soulad nabídky se zadávacími podmínkami.

e) Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny.

f) Doba a místo plnění zakázky.

g) Požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští; pokud je zadavatel nepřipouští, je povinen tuto informaci výslovně uvést.

h) Pravidla pro vysvětlení zadávacích podmínek

i) Datum, čas a místo, kde bude probíhat otevírání nabídek. V případě zakázek dle bodu 10) Pravidel (tzv. nadlimitních zakázek) informaci o tom, že otevírání nabídek se mohou účastnit účastníci, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek.

j) V případě zakázek na stavební práce musí zadavatel v zadávací dokumentaci stanovit podmínku, že technický dozor u dané stavby nesmí provádět dodavatel ani osoba s ním propojená. To neplatí, pokud technický dozor provádí sám zadavatel.

k) Podmínky použití elektronické aukce, pokud ji zadavatel zvolí jako prostředek pro hodnocení nabídek.

l) Lhůty a termíny, které musí být totožné s údaji uvedenými v oznámení o zahájení výběrového řízení.

m) Další informace podle potřeb zadavatele.

Nyní se budeme věnovat nejdůležitějším bodům ZD.

Na úvod je vhodné uvést následující:

“Tato zakázka je zadávána v souladu s Pravidly pro výběr dodavatelů u zakázek spolufinancovaných z Operačního programu podnikání a inovace pro konkurenceschopnost. Nejedná se o výběrové řízení realizované dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

Jsou-li v této zadávací dokumentaci nebo jejích přílohách uvedeny konkrétní obchodní názvy, jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení.“

Druhý odstavec je jakási “záchranná brzda“ v případě, že zpracovatel technického zadání (typicky u stavebních zakázek) ponechá v dokumentaci nějaké konkrétní značky.

Dále následuje přesné vymezení předmětu, které může vypadat např. takto:

Předmět zakázky je dělen na dílčí plnění, které tvoří samostatné celky. Dodavatel se může účastnit jednoho, nebo více dílčích plnění. Pokud se dodavatel účastní více dílčích plnění, musí zachovat jejich oddělenost, aby nabídky byly vzájemně porovnatelné. Technicky podá jednu nabídku rozdělenou na více částí, nebo podá nabídky na každou část zvlášť.

Všechna ustanovení v této zadávací dokumentaci jsou pro všechna dílčí plnění shodná.

Dílčí plnění a jejich předpokládané hodnoty bez DPH jsou následující:

1. Datové pole, 500 000 Kč

2. Výpočetní server, 400 000 Kč

3. Publikační server (2 ks), 400 000 Kč

4. Switch, 100 000 Kč

Přesné vymezení předmětu zakázky je uvedeno v Příloze č. 3 – Charakteristika zakázky. Uchazeč musí výslovně uvést ve své nabídce, zda plní jednotlivé požadavky a parametry v této příloze (za tímto účelem je možné využít samotnou přílohu č. 3 a v ní doplnit tabulky).

Příloha 3 pak může vypadat např. takto:

Tato příloha stanovuje technickou specifikaci zakázky. Z nabídky musí být patrné, že danou specifikaci splňuje. Doporučujeme doplnit tento dokument a přiložit jej k nabídce.

Případné odkazy v zadávací dokumentaci na jednotlivá obchodní jména a označení výrobků či obchodních názvů materiálů popisují a specifikují podmínky požadovaného plnění s tím, že zadavatel připouští i jiná kvalitativně a technicky obdobná řešení za podmínky, že nesmí dojít ke zhoršení požadovaných parametrů projektového řešení.

Pozn.: Maximální výšky jsou u jednotlivých serverů vyžadovány z důvodu větší úspory místa a energie.

1) Datové pole: