Rekonstrukce školy na ubytovací zařízení

Rekonstrukce školy na ubytovací zařízení

Úvod

Pokud dnes projíždíme české vesnice a městečka a díváme se pozorně, jistě nám neujde poměrně častá existence nějaké opuštěné, nevyužívané budovy. Mnohdy se jedná o bývalý zemědělský objekt, někdy o průmyslový, jindy o bývalý kulturní dům, ale velmi často můžeme vidět i zcela opuštěnou malotřídní školu. Dětí v našich vesnicích často ubývá, a tak nejeden starosta se musí zabývat s problémem co s prázdnou budovou školy. Někdy lze problém vyřešit prodejem či pronájmem, jindy lze školu přebudovat na obecní byty, ale možný může být i postup, který zvolili v jedné středně velké obci.

Výchozí situace obce

Obec, kterou prochází několik turistických tras, vlastní nevyužitou budovu bývalé školy. V okruhu cca 20 km se nachází několik ubytovacích zařízení ve středních a vyšších cenových relacích. Jejich kapacita nestačí poptávce. Turisté obcí pouze projíždějí či procházejí, přestože je v blízkosti obce pěkně upravené přírodní koupaliště, lesy a řeka vhodná k rybolovu.

Obec disponuje rozpočtem, který jí stačí na běžné obecní náklady a na investiční akce menšího rozsahu. Prostředky pro menší investiční akci však může použít i jako svůj povinný díl k případné dotaci na určitý projekt.

To místní sportovní klub je na tom trochu hůře. Jeho rozpočet plní členské příspěvky, dotace na činnost obecní pokladny a příspěvky od příslušných sportovních svazů na činnost oddílů kopané, odbíjené a kuželek. V celkovém součtu tedy nic moc. Přitom však sportovní klub sdružuje lidi pracovité a podnikavé, kteří mají nápady, jak vylepšit svůj sportovní rozpočet, aniž by museli každý rok čekat na to, kolik dostanou různých příspěvků a dotací.

Problémem v tomto případě je nevyužitá školní budova a nedostatečná ubytovací kapacita v nižších cenových kategoriích, malé zdroje obce na velkou investiční akci a doposud marná snaha místních sportovců finančně stabilizovat svojí organizaci.

Každý z výše uvedených subjektů se snažil řešit svůj problém, ale teprve při vzájemné diskusi - kde jinde než v místní restauraci - vznikl nápad, který by dokázal mnohé vyřešit. Prostřednictvím nějakého grantového či dotačního programu obec zrekonstruuje starou školu na ubytovací zařízení s tím, že provoz bude poté zajišťovat místní sportovní klub.

 

První věcí, kterou manager udělal, bylo to, že položil starostovi a dalším členům přípravného týmu několik otázek:

- Jaké jsou vaše finanční možnosti?

- Jaké jsou vaše organizační zkušenosti a administrativní možnosti?

- Jaká je časová náročnost přípravy a realizace projektu?

- Jaká je nebo může být politická podpora vašeho projektu?

- Budou výsledky projektu dlouhodobě udržitelné?

Je pochopitelné, že na všechny otázky nedokázal přípravný tým odpovědět hned, ale jejich zodpovězení bylo podmínkou pro zahájení dalších prací. Přípravný tým se pokusil odpovídat postupně.

 

Finanční možnosti

Je jasné, že tato otázka musí stát na začátku úvah každého žadatele. Ten totiž musí počítat s tím, že pokud jeho projekt získá příslib podpory ze strukturálních fondů, nikdy tyto prostředky neobdrží před zahájením projektu a nikdy ne ve výši 100 % nákladů.

Přípravný tým brzy poznal, že odpověď je podmíněna znalostí dalších důležitých skutečností:

- Jaké přibližně budou celkové náklady projektu?

- Kolik peněz můžeme do projektu vložit jako svoji spoluúčast?

- Kolik máme vlastních zdrojů a kolik musíme získat například úvěrem?

- Můžeme získat úvěr či půjčku?

- Máme partnery, kteří nám finančně pomohou?

- Lze projekt rozdělit do etap?

Starosta po konzultaci s architektem zjistil, že náklady rekonstrukce by se měly pohybovat kolem 3,5 milionů Kč. Protože projekt svými parametry nesplňuje podmínky pro průběžné proplácení etap, musí mít obec k dispozici 3,5 milionu. Maximální možná podpora ze strukturálních fondů v tomto případě činí zhruba 75 %, takže obec musí být připravena, že její spoluúčast bude cca 1,25 milionu.

Část z této spoluúčasti bude zajištěna partnerem, tj. sportovním klubem, jehož členové mohou do projektu vložit svojí dobrovolnou práci při rekonstrukci školy. Odhad hodnoty této práce činí cca 500 tis. Kč.

Zbylou částku bude obec muset dát z vlastních prostředků a bankovního úvěru. Přes možnou pomoc sportovního klubu odsouhlasilo zastupitelstvo maximální spoluúčast ve výši 1,5 mil. Kč. a to i z toho důvodu, že přesná kalkulace nákladů dosud není známa.

Získání úvěru by neměl být problém, protože obec nemusí v současné době splácet žádný úvěr a při těch minulých úzkostlivě dodržovala splátkový kalendář.

 

Organizační zkušenosti a administrativní možnosti

Přípravný tým se v prvé řadě ubezpečil, že obec splňuje všechny podmínky stanovené pro žadatele o podporu. A protože se ukázalo, že ano, začal se zabývat organizačními a administrativními možnostmi pro zajištění další přípravy a realizace projektu. Ta je odborně pestrá a časově i organizačně náročná, a proto se museli rozhodnout, co zvládnou sami a čím bude pověřen někdo jiný.

Přípravný tým se rozhodl, že přípravu projektu svěří částečně manažerovi mikroregionu a částečně projekční firmě. Manažerem se stal člověk se zkušenostmi s projektovým řízením. Může tedy projekty nejen připravit, ale později také řídit jejich realizaci. Počtem kvalitně připravených a zrealizovaných projektů je finančně motivován, takže plat z příspěvků obcí je pouze základní složkou platu.

Zpracování stavební dokumentace

Projekční firma zajistí zpracování stavební dokumentace ke stavebnímu povolení, manažer pak vytvoří všechny popisné části projektu a obstará další povinné přílohy. Pak bude řídit celý průběh realizace včetně organizace výběrového řízení na dodavatele.

Finanční management

Finanční management bude zajišťovat účetní obce. Starosta sice ponese zásadní odpovědnost, ale jeho role bude spočívat v koordinaci a kontrole předaných kompetencí.

Plánování provozní fáze

Naplánováním provozní fáze projektu byl pověřen sportovní klub, konkrétně jeho předseda, který tak učiní společně s managerem mikroregionu.

 

Časová náročnost přípravy a realizace projektu

Každý, kdo přemýšlí o realizaci nějakého projektu, musí zvažovat časovou náročnost přípravy a vlastní realizace. Základními termíny, které přípravný tým sledoval, byl termín uzávěrky výzvy pro podávání žádostí a poté datum, do kterého musí být projekt realizován. Třetí velmi důležitý termín je datum, kdy uplyne pět let po možném podpisu smlouvy. Toto datum je totiž směrodatné pro zajištění udržitelnosti výsledků projektu, například nového pracovního místa. Datum uzávěrky je sice oficiálně stanoven ve výzvě k předkládání projektů, ale vlastní příprava projektu může začít ještě před výzvou.

Tým, který se kolem přípravy projektu vytvořil, si to samozřejmě uvědomuje, a proto zahájil práce na projektu již před vyhlášením výzvy. Z pravidel programu je zřejmé, že projekt se bude skládat z mnoha částí, z nichž každá vyžaduje rozdílné časové nároky na její vytvoření či zajištění. Pro naší obec to znamená, že prvním krokem je zadání stavební dokumentace nutné pro získání územního rozhodnutí. Jde o část projektu, která je časově nejnáročnější a navíc na ni navazují další kroky v přípravě, např. sestavení podrobného rozpočtu.

Politická podpora projektu

Žádný projekt se neuskutečňuje ve vzduchoprázdnu. To si uvědomovali i členové přípravného týmu. Bylo jim jasné, že projekt, který má mít dopad na určité území a na určité cílové skupiny, musí pochopitelně získat podporu tohoto území a těchto skupin. Přípravnému týmu však bylo jasné, že pokud má svůj projekt někomu představovat, musí mít v té chvíli připraven alespoň stručný a přehledný popis projektu (projektový záměr) doplněný citacemi z mikroregionální rozvojové strategie a Programu rozvoje kraje, které budou dokládat, že projekt přispěje k naplnění cílů krajské priority zaměřené na rozvoj cestovního ruchu.

Zásadním a prvním stupněm podpory byl souhlas místní samosprávy, protože u projektů obcí je stanovisko zastupitelstva základní nepřekročitelnou podmínkou. A to nejen pro zajištění financování projektu, ale i s ohledem na udržení příznivé společenské atmosféry v místě realizace. Zastupitelstvo obce získal přípravný tým na svoji stranu lehce, přestože se vyskytly i jiné náměty, jak bývalou školu využít. Řeč peněz a předpokládaný ekonomický přínos pro obec však rozhodly.

Mikroregionální úroveň podpory

Získání podpory na mikroregionální úrovni rovněž nebylo obtížné. Kladný postoj sousedních starostů posílil fakt, že součástí projektu bude propagační materiál, který kromě ubytovacího zařízení zahrne i všechny turistické cíle v rámci mikroregionu. Valná hromada svazku v této souvislosti přislíbila i finanční spoluúčast na hrazení tohoto propagačního materiálu.

Podpora na úrovni kraje

Dalším krokem ve prospěch projektu bylo získání kladného postoje orgánů na úrovni zastupitelů kraje a krajského úřadu. Zatímco u krajských zastupitelů šlo o získání politické a morální podpory, u oborově příslušných zaměstnanců krajského úřadu pak o podporu odbornou. Pro kvalitu projektu a tak pro zvýšení jeho šancí na podporu je významné představit záměr odborníkům, získat od nich odborné připomínky a následně je zapracovat.

Přípravný tým si uvědomoval, že výsledek této prezentace nemusí být vůbec pozitivní. Přesto se však rozhodli projekt konzultovat a získat odezvu, která může napovědět mnoho o budoucích šancích projektu na podporu.

Získání podpory z regionální úrovně bylo opravdu nejsložitější. Možná ani ne tak věcně, jako časově. Nejprve se starosta spolu s managerem mikroregionu objednal na konzultaci k pracovníkům Sekretariátu Regionální rady a pracovníkům odboru, který má ve své agendě cestovní ruch. Z konzultací vyplynuly doporučené úpravy projektu (například použití alternativních zdrojů energie pro ohřev vody, bezbariérové vstupy a jeden pokoj zařízený pro handikepované občany). Výsledkem konzultací však byly i kontakty na další odborníky, například na autory nedávno zpracované strategie rozvoje cestovního ruchu v regionu.

Jednání s některými regionálními politiky dopadlo nejméně pozitivně. Projekt obce vnímali jako příliš malý, s nedostatečnými efekty pro celý region. Z tohoto setkání je nyní jasné, že argumentace projektu se bude muset zaměřit právě na podrobné zdůvodnění širších ekonomických a sociálních efektů. Napomoci by tomu mohli zpracovatelé regionální strategie cestovního ruchu.

Přes tento trochu skeptický závěr prezentace projektu a získávání jeho podpory byl přípravný tým s výsledkem spokojen, protože všechna jednání ukázala směr, kterým se zpracování projektu musí ubírat.

 

Dlouhodobě udržitelné výsledky

Budou výsledky projektu dlouhodobě udržitelné?

Ve vztahu k pravidlům a podmínkám strukturálních fondů jde o zásadní otázku. Akce, které se za podpory tohoto programu uskuteční, by měly přinést dlouhodobě udržitelné výsledky. Tento požadavek je zcela jasně vyjádřen pravidlem o pětiletém období po skončení projektu, kdy se bude kontrolovat jeho udržitelnost.

Projektový tým, pominul-li pro tuto chvíli různé přírodní katastrofy nebo politická zemětřesení, se soustředil na dvě základní rizika, která by mohla udržitelnost ohrozit.

Finanční otázky

Prvním je nedostatek financí, a proto si položil několik dílčích otázek.

- Kolik peněz bude vyžadovat provozní fáze projektu?

- Bude projekt produkovat výnosy, které umožní jeho samofinancování?

- V případě že ne, budeme schopni doplácet na projekt z jiných zdrojů?

- Bude možné na provoz získat finance z jiných dotačních programů a bude to reálné?

Přípravný tým nechce rozhodně nic ponechat náhodě a na základě jednoduchého marketingového průzkumu odhadl roční vytíženost ubytovacího zařízení, kterou budou zajišťovat nejen turisté, ale i sportovní oddíly pro svá soustředění, stanovil cenu ubytování a cenu doprovodných služeb. Na straně druhé si propočítal přibližné provozní náklady odpovídající plánované vytíženosti, vypočítal náklady na mzdu správce, odpisy a náklady na drobné opravy. Z porovnání výsledků pak zjistil, že by projekt měl být samofinancovatelný.

Personální otázka

Druhým rizikem, které by mohlo ohrozit udržitelnost výsledků projektu, je nedostatek schopných a zodpovědných lidí. Přestože by se dalo říci, že…