První fáze: výběrové řízení
Výběrové
řízení slouží k transparentnímu a nediskriminačnímu výběru dodavatele na
realizaci projektu. Konečný příjemce musí při vypisování výběrového řízení
postupovat dle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. U některých
programů jsou pravidla zpřísňována a je nutné dodržovat pravidla v pokynech pro
žadatele/příjemce. Ohlašování zadávacích řízení probíhá v Informačním systému o
veřejných zakázkách na www.isvzus.cz,
kde je nutné vyplnit předepsané formuláře.
Výběrová
řízení se dle zákona vyhlašují u projektů vyššího finančního objemu, a to v případě
že zakázky na služby a dodávky přesahují 2 mil. Kč a zakázky na stavební práce
převyšují 6 mil. Kč. Nejčastější a nejzávažnější chybou je přímé zadání
dodavatele při nedodržení podmínky výběru dodavatele dle zákona nebo příručky.
Druhým závažným pochybením je dělení zakázek, které umožní dostat se pod
hranici pro výběrové řízení.
Prvním
krokem k úspěšnému výběrovému řízení je dobrá zadávací dokumentace. Zadávací dokumentace je základní dokument, který obsahuje údaje o zadavateli, předmět
s popisem realizace zakázky, kvalifikační a hodnotící kritéria, obchodní a
platební podmínky, termíny podávání nabídek a další. Většinou mají koneční příjemci
možnost konzultovat zadávací dokumentaci s kontrolním orgánem před zveřejněním.
V některých programech je přímo dána povinnost odevzdání zadávací dokumentace
ke schválení před vyhlášením zadávacího řízení. Konzultacemi je možné předejít
následným chybám v celém procesu výběru dodavatele. V lepším případě by například
mohla nastat situace, že zadavatel neobdrží vhodné nabídky nebo v horším případě
by mohlo pochybení způsobit neuznatelnost vynaložených nákladů k proplacení ze
strukturálních fondů. V případě, že se podaří vytvořit dobrou zadávací
dokumentaci, neměly by v dalším procesu výběru nastat nějaké větší komplikace či
pochybení.
Doporučení
pro zadávací dokumentaci:
- Předmět
a popis zakázky - Jasně, přehledně, dostatečně podrobně popsat předmět
zakázky, aby bylo možné dle popisu zakázky sestavit vhodné a dobré nabídky.
Také je nutné klasifikovat předmět zakázky dle § 47 zákona o VZ, což znamená
použít klasifikaci zboží, služeb a stavebních prací podle referenční
klasifikace dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2195/2002, ve znění nařízení
Komise č. 2151/2003. Nařízení není nutné studovat, protože v elektronické podobě
na www.isvz.cz při vyplňování ohlašování zakázky se daný seznam klasifikace
objeví.
- Konkrétní názvy výrobků a výrobců - V zadávací
dokumentaci je nutné vynechat konkrétní názvy výrobků či výrobců. Jejich
uvedením je zvýhodněn určitý výrobce a jsou diskriminováni další možní
dodavatelé.
- Kvalifikační kritéria - Je důležité zvolit kvalifikační
kritéria dle povinností v zákoně a současně vzhledem k charakteru zakázky.
Kvalifikační kritéria nesmí být příliš přísná, aby nebudila dojem
netransparentnosti.
- Hodnotící kritéria - Nad hodnotícími kritérii je opravdu
hodně důležité se zamyslet. Dle zákona se může zakázka vybírat dvěmi způsoby.
První možností je zvolení dodavatele s nejnižší nabídkovou cenou a druhý způsob
hodnocení může proběhnout dle ekonomické výhodnosti nabídky. Dle těchto
kritérií se vybírá samotný vítěz a je důležité si je stanovit tak, aby se dala
vybrat opravdu nejlepší nabídka. Během průběhu řízení není možné kritéria měnit.
Častým pochybením také bývá zvolení kvalifikačních kritérií za hodnotící
kritéria, například reference, obrat. Kvalifikační kritéria určují schopnost
dodavatele splnit zakázku, ale hodnotící kritéria se musí vztahovat přímo k předmětu
zakázky. Příkladem hodnotících kritérií může být kvalita a technická úroveň plnění,
záruční a pozáruční servis a nabídková cena. Doporučuje se využít vlastních
hodnotících tabulek a mít přesně zdokumentovaný průběh hodnocení.
- Obchodní a platové podmínky - Z pohledu zadavatele je
vhodné stanovit tyto podmínky již v zadávací dokumentaci, aby budoucí dodavatel
neměl následně problémy podmínky splnit.
- Další podmínky - V případě zadávání zakázky v rámci
financování ze strukturálních fondů je důležité nezapomenout na uvedení
povinných podmínek již do zadávací dokumentace. Může se jednat o povinnost zmínění
financování ze strukturálních fondů na fakturačních dokladech, případně nutnost
zajištění správné publicity na dodaných výrobcích či…
