3.69
Fungování projektových týmů v obcích a městech aneb vizionáři a provozáři
Ing. Pavel Večeřa
Kdo se již jakýmikoli projekty zabývá delší dobu, všimne si, že na každém projektu spolupracují v různých fázích dvě základní skupiny realizátorů. Můžeme je označit jako "vizionáře" a "provozáře". Obě skupiny jsou potřebné vzhledem k svým povahovým rysům, odborným zájmům, zkušenostem a předpokladům pro určitý typ činnosti. Těch provozářů vždy bude logicky asi vyšší počet, ale lze si představit projekty, které mají čistě vizionářský charakter (především v oblasti územního, komunitního plánování, tvorby strategií).
Úloha vizionářů je hlavní ve fázi vzniku projektové myšlenky a její přípravy, úloha provozářů zase ve fázi realizace, ale i následného provozu. Vizionáři mohou být užiteční také v kritické fázi, kdy se projekt vyvíjí negativně a není v silách a kompetencích provozářů vznikající rizika plně odvrátit. Řešením pak je zásadní přeměna vize a způsobu řešení projektu.
Na úrovni měst a obcí mohou plnit roli vizionářů nejčastěji nejvyšší vedení (starosta, rada), ale tuto roli mohou sehrát i obecní výbory a komise, neziskové organizace a obecně občanská společnost, pokud v ní probíhá živá diskuse a existuje skupina lidí, která se o dění v obci/městě živě zajímá a má zájem na řešení místních problémů. Je velká škoda, pokud vedení města nedá těmto lidem prostor.
Provozáři logicky budou zaměstnanci obecního/městského úřadu, ale i příspěvkových organizací, které má město zřízeno pro dané konkrétní oblasti (školství, veřejná zeleň, správa komunikací atd.). V provozní fázi samozřejmě může být velká část činností řešena také dodavatelsky, pokud je to ekonomické.
NahoruCo umějí vizionáři
Vizionáři umějí vymyslet projekt. Dokáží přijít se silným nápadem na samém počátku. Měli by být ovšem také schopní obhájit svoji ideu před vedením města/obce. Je tedy nutné, aby záměr projednala a schválila rada a zastupitelstvo z hlediska jeho přínosů, rozpočtu, jejich vzájemného poměru (value for money). Až poté lze opravdu hovořit o projektu. Ale často jsou tito vizionáři sami starosty, místostarosty, členy rady, zastupitelstva, předsedové výborů nebo komisí.
Člověk uznávaný jako autorita, který má vliv a za sebou už úspěšně realizované projekty bude mít mnohem větší šanci svou ideu (budoucí projekt) prosadit, pokud ho političtí představitelé obce již znají nebo je jedním z nich. Jistým rizikem může být stranická příslušnost, často bohužel kvůli rozložení moci v zastupitelstvu nebo radě může i velmi přínosný a kvalitní projekt skončit "pod stolem", právě protože jej nenavrhuje osoba z té správné a nejvíce vlivné strany. Vizionářem samozřejmě může být i externí subjekt mimo organizační a politickou strukturu vedení města. Typicky mohou být charakterem své práce za vizionáře považováni také architekti, konstruktéři, výzkumníci, vývojáři, výtvarní umělci apod.
Ale za vizionáře lze považovat samozřejmě i ředitele finančního odboru MěÚ, který přijde s ideou zcela nového (a úspěšného) způsobu získání příjmů pro město např. z pronájmu stánků na farmářských trzích, které dosud město neorganizovalo.
NahoruCo umějí provozáři
Projekt jasně popsaný (od vizionářů) a schválený vedením města dokáží provozáři dotáhnout do konce. To znamená zajistit organizačně a technicky jeho realizaci i následný provoz. Zajišťují např. stavební povolení a s tím spojené podklady. Nakupují stroje, zařízení, materiál, vybírají dodavatele a zaměstnance, pokud je nutné projektový tým pro realizaci nebo následný provoz projektu teprve vytvořit. V případě, že na projekt získáváte dotaci nebo sponzorský dar od externích poskytovatelů (ministerstva, EU, nadace, mecenáši, sponzoři, atd.) nebo úvěry od bank připravují projektový záměr, analýzu rizik, žádosti o platbu, zprávy z monitorování a další potřebné dokumenty. Typicky můžeme za provozáře považovat účetní, ekonomy, stavební dozor, technické ředitele, nákupčí, skladníky, referenty atd.
NahoruKdy jsou zapotřebí vizionáři
Vizionáře a jejich plné nasazení je nejvíce potřebné logicky ve fázi tvorby (nápady, ideje) a přípravy projektu (po jeho schválení v zastupitelstvu nebo radě města). V této fázi jsou vytvářeny záměry, strategie, studie, plány. Jejich tvůrci mohou být specialisté příslušných odborů magistrátu nebo městského úřadu (hlavní architekt, ředitel odboru územního plánování). V menších obcích sami starostové nebo radní vytvoří nějaké užší základní zadání, jehož rozpracování dále zadají externímu subjektu.
Na scénu jsou také povoláni při krizové situaci projektu, která způsobí, že projekt nelze realizovat dle původního plánu a projekt vyžaduje zásadní změnu (z hlediska jeho cílů, přínosů, rozpočtu, harmonogramu atd.). V obou těchto fázích je jejich role nezastupitelná. Jen oni (svým založením, povahou, způsobem myšlení, svými zkušenostmi) dokáží projekt vytvořit, změnit nebo i zdůvodnit, proč už projekt nelze z racionálních důvodů dále realizovat.
Pokud plní roli vizionářů na projektu externí subjekty (projektanti, projekční firmy, architektonická studia atd.) je vhodné již v původní smlouvě počítat s nějakou časovou rezervou nebo opčním právem (které může nebo nemusí být využito) právě na tyto nečekané změny projektu, které mohou nastat s určitým časovým odstupem např. ve 2. nebo 3. roce realizace, pokud by šlo náročný investiční projekt výstavby.
Zásadní změna projektu (zejména pokud má dopad na rozpočet, personální zapojení pracovníků úřadu, větší potřeba času) by samozřejmě měla opět projít schválením ve vedení města/obce. Je také vhodné, pokud obec/město "nese břímě" realizace více větších investičních projektů, aby i v rozpočtech na příští roky (resp. v rozpočtovém výhledu) předvídala a plánovala rezervy na možné vícenáklady nebo vícepráce, které takové projekty mohou vždy přinést z důvodů klimatických, legislativních (např. nový zákon přinese zvýšené požadavky na bezpečnost prostor nebo dané činnosti) nebo např. i z důvodu právního sporu s dodavatelem (např. se vede spor o vysokou částku a na čí straně bylo zavinění penále za prodlení a dodavatel z toho důvodu odmítá dále pokračovat v realizaci).
NahoruKdy jsou zapotřebí provozáři
Provozáři jsou aktivní nejvíce ve fázi realizace, dokončení projektu, ale i v jeho provozní fázi. Jejich úkolem je zajistit vše potřebné k realizaci projektu, ať jsou to stavební práce, dodávky, zaměstnanci. V tomto směru je důležité, aby buď vizionář (bud je ustanoven jako vedoucí projektového týmu) nebo příslušný radní nebo ředitel odboru MěÚ vymezil už před zahájením projektu jasné kompetence a odpovědnosti za každou oblast projektu, rozdělil rozpočet na tyto oblasti a také dílčí termíny, kdy má být každá část dokončena, aby nebrzdila jiné činnosti na projektu, pokud jsou na této části nějakým způsobem závislé. Např. provoz nemůže logicky být zahájen dříve, než jsou dokončeny stavební práce, budova řádně předána a kolaudována.
Dohlížejí na realizaci a její soulad s plánem, pokud jde o harmonogram, rozpočet, cíle a přínosy projektu. O průběhu realizace a případných odchylkách v pravidelných intervalech reportují vedoucímu projektu, který následně pravidelně informuje vedení města. Plní úkoly vůči poskytovateli dotace – jako kontaktní osoba, podávají žádosti o dotace, žádosti o platbu, monitorovací zprávy, administrují nastalé změny projektu vůči poskytovateli dotace.
Pokud při realizaci narazí na problém, který přesahuje jejich kompetenci, je jejich úkolem neprodleně informovat vedoucího projektu, který odpovídá za komunikaci s vedením města a vizionáři – autory projektu. Např. s nimi řeší případné odchylky od původního plánu z hlediska jejich vlivu na budoucí přínosy projektu a po této diskusi rozhodne (sám nebo ponechá rozhodnutí vedení obce), které odchylky lze tolerovat a kde naopak je třeba splnit výslovně a detailně původní plán s jeho parametry.
NahoruVztah obou skupin, role mediátora
Někdy se mohou obě skupiny (vizionáři, provozáři) dostat do konfliktu, jsou to koneckonců jenom lidé. Důvodem může být např. příliš restriktivní harmonogram, ale i např. různé představy o odměňování nebo i slovním ohodnocení ze strany vedení obce/MěÚ.
Někdy půjde o čisté nedorozumění, kdy si popis projektu provozní skupina vyložila zcela jinak, než jej autor-vizionář zamýšlel. Problém nastává, pokud si každá strana trvá na svém, odmítá poslouchat argumenty druhé strany a pokračuje dál v práci po svém, resp. vizionář začne šířit negativní atmosféru rozhlašováním, že jeho projekt je zmařen, protože ho realizují "neschopní lidé". Zde je důležité zapojit do sporu mediátora, který obě strany vyslechne a dokáže nabídnout kompromis přijatelný pro obě strany, který ale zároveň nijak nesníží kvalitu projektu, neohrozí jeho včasné dokončení nebo nezpůsobí navýšení rozpočtu.
Jedna skupina subjektivně (ať již jde o výsledky, podmínky pro práci, odměňování) pociťuje, že ta druhá je více preferovaná. Např. Tajemník MěÚ více preferuje zaměstnance hospodářské správy a vychází jim vstříc s jejich požadavky na rozsah prací a stráveného času, to jde ale bohužel na úkor kvality výsledného projektu. Vizionář, který projekt vytvořil je více v defenzívě a musí strpět, že jeho projekt bude redukován.
Může nastat i opačná situace, kdy starosta (který je motivován obhájením svého mandátu v dalších komunálních volbách) striktně trvá na tom, aby jím vytvořený projekt byl realizován v plné…
