Jak napsat a vyplnit žádost

Jak napsat a vyplnit žádost

Podívejme se na celý proces přípravy projektu z hlediska podmínek ROPu. Jako ukázkový ROP byl použit ROP NUTS II Severovýchod, na kterém si demonstrujeme celou projektovou přípravu od myšlenky přes projektovou přípravu až po faktickou tvorbu žádosti o dotaci a její podání. Proces je to nesmírně náročný a vyžaduje vždy řadu kvalifikovaných rozhodnutí a expertní přístup. Protože šanci na úspěch mají projekty, které jsou dobře projekčně připravené a mají myšlenku a rozvojovou ideu.

Následují text neberte prosím pouze jako výčet povinností, které musí žadatel podstoupit, hodlá-li předložit žádost o dotaci, ale spíše jako návodnou cestu, jakým způsobem je možné napsat projekt. Pro lepší pochopení situace byl zvolen příklad z praxe demonstrující projekt, jenž má největší šanci na úspěch při podpoře. Jedná se o investiční projekt na rekonstrukci autobusového nádraží ve městě Dobroslav. Použijme tedy stručný a výstižný název projektu - „Terminál veřejné dopravy ve městě Dobroslav“ . Dovoluji si vás pozvat na cestu plnou krkolomných překážek, které nakonec povedou k úspěchu. Jako výchozí podklad vám bude sloužit programový dokument ROP NUTS II Severovýchod, Prováděcí dokument ROP NUTS II Severovýchod a Příručka pro žadatele. Projekt je možné financovat z ROP Severovýchod, oblasti podpory 1.2 Podpora projektů zlepšujících dopravní obslužnost území.

1. Obecná kritéria aneb co byste měli vědět

Před tím, než se vrhnete do fáze psaní projektové žádosti, musíte učinit důležité kroky, které si krátce představíme v následujícím textu.

Prvním z nich je sběr informací o daném dotačním titulu. Ke každému dotačnímu titulu musí existovat samostatná dokumentace, která bývá charakterizována prostřednictvím:

a) Oznámení o vyhlášení kola výzvy. Oznámení o vyhlášení kola výzvy obsahuje vyhlašovatele výzvy, název a registrační číslo dotačního titulu, povahu a územní určení podporovaných aktivit, plnou adresu webových stránek, kde je možné nalézt veškerou dokumentaci k výzvě (Pokyny pro žadatele, včetně všech příloh), přesnou adresu a termín (den a hodina) pro předkládání Žádostí. Každá výzva bude mít své vlastní referenční číslo a musí být vyvěšena na úřední desce poskytovatele dotace, webových stránkách (např. v NUTS II Severovýchod na www.rada-severovychod.cz) a v regionálním tisku.

b) Pokyny pro žadatele . Pokyny pro žadatele jsou vypracovávány pro každé kolo výzvy. Skládají se z obecné části a specifické části. Pokyny pro žadatele vysvětlují účel (zaměření) kola výzvy, definují postupy pro podávání žádosti a požadavky na její přílohy, dále stanovují kritéria pro kontrolu formálních náležitostí a kritéria přijatelnosti. Pokyny poskytují rovněž informace o smluvních podmínkách platných pro vybrané žadatele (konečné uživatele) a postupy závazné pro realizaci akce. V přílohách Pokynů pro žadatele jsou pokyny pro vyplnění žádosti, tabulka pro rozpočet a zdroje financování, včetně příslušných komentářů, hodnotící tabulka obsahující výběrová kritéria, přehled monitorovacích ukazatelů a standardní Smlouva o financování akce.

Po zajištění těchto dvou dokumentů a jejich pečlivém prostudování byste v nich měli najít další povinnosti, které musíte zkontrolovat před tím, než vůbec projektovou žádost začnete sepisovat.

2. Jak správně napsat žádost o dotaci?

V následujícím textu jsou stručně popsány obecné kroky, které můžete využít jako „startovní“ podmínky při samotné tvorbě projektu. Tyto kroky a postupy se vzájemně ovlivňují a doplňují.

I. Stanovení projektového záměru Na počátku procesu tvorby projektové žádosti by měl žadatel nejprve identifikovat projektový záměr, který bude později podrobně rozpracován. Již na samotném začátku - tedy při identifikaci projektového záměru - by do procesu měly být zapojeny všechny relevantní subjekty, které se budou podílet na pozdější realizaci projektu.

II. Výběr vhodné oblasti podpory v rámci ROP Severovýchod Na základě definovaných potřeb je třeba vyhodnotit soulad zamýšleného projektového záměru s cíli ROP Severovýchod, resp. jeho prioritních os a oblastí podpory. Projektový záměr musí být plně v souladu s uvedenými cíli a především musí být v souladu s konkrétní výzvou, v rámci které hodlá žadatel projektovou žádost předložit. Prvně je nutné ověřit, zda právní forma žadatele dovoluje, aby byl v konkrétní výzvě oprávněným žadatelem. Pokud by žadatel nesplňoval toto kritérium a přesto projekt v dané výzvě předložil, byl by na základě hodnocení přijatelnosti z dalšího hodnocení žádosti vyloučen.

III. Sběr a studium informací, možnosti konzultací Po nalezení konkrétní oblasti podpory v ROP Severovýchod, ve které může žadatel předložit projektovou žádost, je vhodné se seznámit se základními dokumenty ROP Severovýchod - Regionálním operačním programem NUTS II Severovýchod pro období 2007 - 2013, Prováděcím dokumentem ROP Severovýchod a Příručkou pro žadatele a příjemce a jejími přílohami. Poté je důležité projektový záměr koncipovat tak, aby maximálně odpovídal cílům zvolené oblasti podpory. Aktuální verze těchto dokumentů je k dispozici na www.rada-severovychod.cz.

IV. Termíny Pro načasování jednotlivých fází procesu tvorby projektové žádosti je důležité mít přehled o jednotlivých termínech stanovených výzvou pro podání žádosti o poskytnutí dotace, zejména o časovém intervalu pro předložení této žádosti. Žadatel by měl zvážit časovou náročnost zpracování podkladových materiálů k žádosti o poskytnutí dotace a všech vyžadovaných příloh. Současně je vhodné stanovit si dostatečnou časovou rezervu pro kompletaci a kontrolu projektové žádosti těsně před jejím odevzdáním. Po zvážení časových možností je na posouzení žadatele, zda žádost předloží v rámci vyhlášené výzvy, nebo vyčká na vyhlášení další výzvy v dané oblasti podpory.

V. Vyplnění projektové žádosti Po vlastním určení projektového záměru je možno přikročit k samotnému vyplňování webové aplikace BENEFIT7, která je umístěna na adrese www.eu-zadost.cz. Kvalita zpracování žádosti o poskytnutí dotace a povinných příloh má významný vliv na hodnocení celého projektu.

VI. Předložení projektové žádosti Po kompletaci tištěné formy žádosti žadatel předloží žádost na příslušném úřadu Regionální rady pro ROP Severovýchod.

2.1 Vlastní projektová žádost

Pojďme se v následujícím textu věnovat konkrétní přípravě a vyplnění projektové žádosti tak, jak je ze strany poskytovatele dotace požadováno. Projektová žádost je hlavním nositelem každého projektu. Jsou v ní zachyceny nejdůležitější fakta o projektu, způsob provedení veškerých činností směřujících k naplnění vytyčených cílů, popsány lidské zdroje zapojené do projektu (žadatel, partneři) a finanční a časová stránka projektu.

2.1.1 Instalace žádosti

Žádost o dotaci se zpracovává v systému BENEFIT7 (elektronická žádost) na webových stránkách www.eu-zadost.cz nebo www.eu-zadost.eu. Webová aplikace BENEFIT7 je určena pro podávání žádostí o poskytnutí dotace prostřednictvím Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod a je základním nástrojem pro komunikaci žadatele a Řídícího orgánu programu. Je možné, že se žadateli po zadání www stránek se žádostí na obrazovce objeví upozornění na nezabezpečený web. V tomto případě je třeba toto upozornění ignorovat a pokračovat dále.

Prvním krokem k vytvoření žádosti o podporu v aplikaci BENEFIT7 je úspěšná registrace žadatele. V nabídce Úvod klikne uživatel v levém modrém panelu na tlačítko Registrace. Tím se mu otevře následující okno k zadání registračních údajů.

Základním údajem a prostředkem pro komunikaci s aplikací je E-mail (Přihlašovací řetězec) a Heslo uživatele.

E-mail - existující e-mailová adresa uživatele, prostřednictvím níž se bude uživatel přihlašovat do aplikace a současně komunikovat s Řídícím orgánem ROPu. Je tedy nutné, aby uživatel zadal takový e-mail, kterým nejčastěji komunikuje, aby po celou dobu od přípravy žádosti až po dobu případné realizace tohoto projektu a po dobu povinné udržitelnosti projektu mohla prostřednictvím tohoto e-mailu probíhat aktivní komunikace s Řídícím orgánem.

Heslo - aplikace vyžaduje zadání hesla s nejméně 8 znaky. Při zadání je nutné dbát na rozlišování velkých a malých písmen. Aplikace tyto rozdíly rozeznává a v případě zadání hesla v jiné formě nebude heslo akceptováno. Aplikace dovoluje pouze 1 heslo k 1 e-mailové adrese, tzn. na stejnou e-mailovou adresu se nelze přihlásit pod různým heslem.

Po vyplnění všech údajů a seznámení se s prohlášením uživatele dá uživatel pokyn k registraci kliknutím na tlačítko Odeslat registrační údaje.

V tento okamžik proběhne automatická kontrola správnosti. V případě, že údaje nejsou vyplněny správně (např. Kontrolní kód je špatně opsán z obrázku či telefonní číslo není zadáno ve správném tvaru), objeví se červené upozornění na všechny tyto nedostatky a žadatel nemůže pokračovat dál, dokud je neodstraní.

Po aktivaci účtu se otevře nové okno aplikace s oznámením o úspěšné aktivaci a výzvou uživatele k přihlášení se do systému. Vyplněním přihlašovacích údajů a kliknutím na tlačítko Přihlásit se žadatel přihlásí do aplikace BENEFIT7.

POZOR!

V případě špatného zadání hesla při tomto prvním přihlášení dojde k vypršení platnosti aktivačního klíče ihned. Uživatel bude vyzván k opětovné registraci.

POZOR!

Po spuštění aplikace BENEFIT7 se na černém řádku pod záhlavím okna zobrazí informace o čase, za který bude uživatel automaticky z aplikace odhlášen: Odhlášení za... včetně grafického znázornění odpočítávání času.Automatické bezpečnostní odhlášení slouží zejména k ochraně vložených dat a toto odhlášení probíhá po 60 minutách nečinnosti uživatele, tzn. že každou aktivitou ze strany uživatele (kliknutí na některou záložku nebo vyplnění a uložení pole) se tento čas opět obnovuje.

2.1.2 Vytvoření nové žádosti

Tvorbu nové žádosti zahájí žadatel kliknutím na pole Nová žádost v nabídce Konto. Tímto se otevře nabídka Seznam formulářů, kde jsou vypsány jednotlivé Operační programy pro období 2007 - 2013, které se realizují na území České republiky. Uživatel vybere příslušný program, ve kterém chce podat žádost (v případě regionu Soudržnosti Severovýchod se jedná o položku ROP - ROP Severovýchod).

Výběrem programu se otevře nabídka vyhlášených Výzev k jednotlivým Oblastem podpory a výběrem příslušné výzvy se již spustí konkrétní nabídka jednotlivých formulářů/záložek pro tvorbu žádosti.

2.1.3 Vyplnění záložek žádosti

Identifikace žádosti - Žadatel vyplňuje pouze pole Identifikace žádosti . Do tohoto pole vyplní vlastní název žádosti, který slouží pro lepší orientaci žadatele v aplikaci. Tento identifikační název může mít délku maximálně 20 znaků.

Po uložení záložky tlačítkem Uložit, které se nachází dole, dojde k doplnění údajů o data a času založení žádosti, poslední změně a kdo změnu provedl, dále se zobrazí Stav žádosti a Vlastník, tzn. autor žádosti, který má editační práva. Současně je žádosti přidělen Klíč žádosti. Tento klíč je velmi důležitý při předložení žádosti a spolu s Klíčem verze, který se přiděluje až při finalizaci žádosti, tvoří Unikátní kód.

Projekt - Do záložky Projekt se doplňují informace o projektu, ke kterému se žádost vztahuje:

- Název OP - „ Regionální operační program NUTS II Severovýchod“

- Číslo výzvy - „2.“

- Prioritní osa - „ 1 Rozvoj dopravní infrastruktury“

- Oblast podpory - „1.2 Podpora projektů zlepšujících dopravní obslužnost území“

- Název projektu (max. 50 znaků) - „Terminál veřejné dopravy ve městě Dobroslav“

- Stručný obsah projektu - „ Projekt obsahuje rekonstrukci stávajícího tělesa autobusového nádraží zahrnujícího bezbariérové řešení haly a dále zastřešená nástupiště (11 nástupišť linkové dopravy) a 10 odstavných stání pro autobusy. Součástí projektu bude rovněž osvětová a propagační kampaň projektu a veřejné hromadné dopravy jako takové a označení projektu spolufinancovaného z fondů EU. Její součástí budou tiskové konference, tisk letáků, uspořádání slavnostního otevření pro veřejnost a webové prezentace.“

- Výběr režimu podpory - „Projekt nezakládá veřejnou podporu“

Dopady a místa realizace - V této záložce žadatel specifikuje konkrétní místo, na které bude mít projekt dopad (území, jehož se dotknou přínosy případně negativa projektu).

POZOR!

Pole je limitováno max. 2000 znaky.

Žadatel v nabídce Území dopadu použije přiloženou nabídku, která obsahuje výčet všech obcí, krajů (Liberecký, Pardubický, Královéhradecký) a okresů v regionu soudržnosti Severovýchod (levá tabulka). Oblast územních dopadů nemusí být identická s adresou sídla žadatele, ale musí být součástí definovaného prostoru pro Regionální operační program Severovýchod. Území určí žadatel co nejpřesněji, tj. obec, okres, kraj (kde je to možné).

Popis projektu - Tato záložka slouží k uvedení popisu a zdůvodnění potřebnosti projektu.

POZOR!

Věnujte maximální pozornost vyplnění této záložky. Tento popis slouží jako nejdůležitější nástroj hodnotitele při hodnocení vaší žádosti. Jednotlivá pole jsou limitována max. počtem znaků. Limit je u různých záložek jiný.

Žadatel vyplní všechna pole v této záložce:

- Zdůvodnění potřebnosti projektu, včetně popisu výchozího stavu

„ Důvodem pro realizaci projektu je stávající naprosto nevhodné uspořádání dopravního uzlu se zcela nevyhovujícími službami pro cestující veřejnost. Město Dobroslav tento problém řeší již od 70. let minulého století. Intenzita příprav vyvrcholila v letech 2007 - 2008, kdy byla velmi zodpovědně s ohledem na širší dopravní vazby, životní prostředí a požadavky veřejnosti vybrána jedna investiční varianta řešení. Výstavba terminálu veřejné dopravy je v souladu se strategickým plánem a zásadami dopravní politiky města i v souladu s Programem rozvoje Královéhradeckého kraje a s dopravní politikou státu.“

- Cíle projektu

„Hlavním cílem projektu je výstavba a modernizace areálu autobusového nádraží, tím následné zvýšení kapacity, posílení linek, zvýšení dopravní bezpečnosti místních obyvatel, cestujících a turistů, snížení nebezpečí dopravních nehod, zatraktivnění centra Dobroslavi, zkvalitnění veřejné dopravy a opravy komunikace. Veškeré úpravy budou respektovat požadavky na bezbariérovost.

Obecné cíle:

- zvýšení zájmu obyvatel o veřejnou hromadnou dopravu

- zvýšení atraktivity veřejné dopravy

- zkvalitnění dopravní obslužnosti území

- rozvoj a zvyšování kvality dopravní infrastruktury

Specifické cíle:

- zvýšení dopravní bezpečnosti místních obyvatel a cestujících

- snížení nebezpečí dopravních nehod

- zatraktivnění lokality změnou estetického rázu pro cestující, turisty a podnikatele

- zkvalitnění přístupových komunikací

- zkvalitnění veřejné dopravy pro cestující

- zvýšení zájmu obyvatel o veřejnou dopravu zvýšením její kvality“

- Soulad s cíli programu, prioritní osy a oblasti podpory

„Projekt výrazně přispívá k naplnění klíčové oblasti 2 Doprava Strategického plánu rozvoje města Dobroslav na léta 2004 - 2020 a jejího globálního cíle: „Vybudovat funkční a bezpečný dopravní systém“. Zejména naplňuje opatření 2.1 Veřejná doprava, specifický cíl 2.1.1 „Vybudovat přestupní terminály hromadné dopravy a zastávky“. Projekt je v souladu s Programem rozvoje územního obvodu Královéhradeckého kraje. Zejména vyhovuje prioritě C. - Rozvoj dopravní infrastruktury,

- opatření C.1. Dopravní obslužnost a opatření, konkrétně

- aktivitě C.1.1. Koordinace a optimalizace všech druhů veřejné dopravy, vytvoření komplexních, provozně, ekonomicky a časoprostorově provázaných systémů a

- aktivitě C.1.2. Budování integrovaných dopravních systémů, dále

- prioritě C.2. Dopravní infrastruktura a napojení na evropskou dopravní síť,

- aktivitě C.2.1. Modernizace, zvýšení kapacity, úrovně a bezkoliznosti dopravních sítí.“

- Popis aktivit v přípravné fázi projektu

„Územní rozhodnutí na stavbu Terminál veřejné dopravy v Dobroslavi bylo vydáno 30.6.2004 veřejnou vyhláškou, rozhodnutí č. 2415 a nabylo právní moci 3.8.2004. Je patrno, že v rámci dříve zpracovaných studií a posudků, zejména v posledním období v roce 2002, došlo k velmi zodpovědnému výběru jedné investiční varianty vybudování Terminálu veřejné dopravy.

Veškeré náklady v této přípravné předinvestiční fázi hradilo město Dobroslav ze svého rozpočtu a nehodlá je uplatňovat jako uznatelné náklady v projektu ROP. Tyto náklady jsou považovány za tzv. utopené a nejsou zahrnuty do finanční analýzy projektu, který je předmětem podpory ROP.“

- Popis aktivit v realizační fázi projektu

„Předmětem projektu bude stěžejní část Terminálu, a to vybudování autobusového terminálu. Předmět a rozpočet uznatelných nákladů projektu ROP zahrnuje:

- stavební práce a přímo související technologie (vzduchotechnika, informační systém apod.)

- propagaci, osvětu a medializaci veřejné hromadné dopravy a vlastního projektu

- označení projektu, spolufinancovaného ze strukturálních fondů EU.“

- Popis aktivit v provozní fázi projektu a způsob udržení výsledků projektu

„Provozní fáze projektu začíná od předání díla dodavatelem investorovi zahájením provozu. Účetní životnost pořízené stavby je 30 let. Prognóza projektu Terminál veřejné dopravy, který je předmětem projektu, je ve finanční analýze počítána na dobu 25 let (od zahájení realizace stavby), tj. od roku 2010 do roku 2035 (dle doporučení mezinárodní metodiky finanční analýzy investičních projektů vydané Evropskou komisí).

Hlavními výstupy projektu jsou:

- výstavba nového pruhu komunikace

- oprava povrchu komunikace novými živičnými vrstvami (6610 m 2)

- oprava živičných ploch (524 m 2) a úprava ploch ze zámkové dlažby kolem klubu Letiště (220 m 2)

- oprava a výstavba chodníků (2380 m 2)

- rekonstrukce + vybudování nových nástupišť ze zámkové dlažby (1214 m 2)

- vydláždění ostrůvku ze žulových kostek (150 m 2)

- úpravy zelených ploch s výsadbou nových keřů a stromů (1200 m 2)

- osazení zastávkových přístřešků v počtu 23 ks

- umístění bezpečnostního zábradlí mezi přístřešky o délce 250 bm

- umístění zastávkových sloupků s příslušenstvím v počtu 25 ks

- umístění městského mobiliáře - laviček a odpadkových košů

- rekonstrukce veřejného osvětlení

- rekonstrukce stávající kanalizace a vybudování nové dešťové kanalizace v délce 228 m…