Důležité oblasti kontrol
Na
které oblasti administrativních kontrol je nutné se obzvláště zaměřit?
Dodržování podmínek
stanovených Smlouvou/Podmínkami a Rozhodnutím
Obecně
můžeme říci, že se kontroluje, zda příjemce dodržuje podmínky stanovené
Smlouvou/Podmínkami a Rozhodnutím, příp. podmínky vyplývající z další
dokumentace programu. V různých operačních programech se vyskytují různé
podmínky, které musí příjemce dodržet. Může mezi ně patřit např. procentní
omezení určitých typů výdajů z celkových uznatelných výdajů projektu nebo
povinnost hradit veškeré platby ze zvláštního účtu zřízeného speciálně pro
projekt či neuznatelnost hotovostních plateb nad určitý limit apod.
Při
nedodržení těchto podmínek jsou pak relevantní výdaje označeny za neuznatelné
nebo ještě může dojít k udělení sankcí.
Je
proto velice důležité, velmi pečlivě prostudovat Smlouvu/Podmínky a Rozhodnutí,
abyste později nebyli nemile překvapeni tím, že jste nedodrželi něco, co jste
dodržet měli. Pokud předem zjistíte, že z nějakého důvodu nebudete schopni nějakou
podmínku splnit, doporučuji neotálet a kontaktovat pracovníky zprostředkujícího
subjektu a snažit se věc aktivně řešit.
Vedení oddělené účetní
evidence
Jednou
z podmínek, kterou musíte při realizaci projektu kofinancovaného ze
strukturálních fondů plnit, je vedení oddělené účetní evidence pro projekt. Je
to z toho důvodu, že všechny výdaje spojené s projektem musí být v každý okamžik
snadno a rychle identifikovatelné v účetnictví příjemce.
Věcná způsobilost vynaložených
výdajů
Je
zřejmé, že vynaložené výdaje musí být v souladu se schváleným projektovým záměrem.
V průběhu realizace projektu můžete samozřejmě zjistit, že je v rámci projektu
nutné realizovat některé výdaje na aktivity, které jste původně neplánovali a
které nebyly uvedeny ve schválené projektové žádosti a rozpočtu. Pak můžete požádat
o změnu v projektu. Pokud tuto změnu projektu řádně zdůvodníte a požádáte o ni
předem, je velice pravděpodobné, že vám bude její dodatečné zařazení do
projektu schváleno. Nicméně to záleží na rozhodnutí Řídícího orgánu či zprostředkujícího
subjektu a zejména na tom, zda vám zbývají na tuto změnu nějaké finanční prostředky
v rámci rozpočtu.
Časová způsobilost vynaložených
výdajů
Obsahem
administrativní kontroly je dále to, že vynaložené výdaje, které předkládáte k
proplacení, časově spadají do doby realizace projektu; v některých operačních
programech mohou být výdaje časově uznatelné již od data podání žádosti o
projekt. Přesné určení časové způsobilosti výdajů je stanoveno v rámci každého
operačního programu.
Při
administrativní kontrole se kontroluje, zda předložené faktury mají datum
uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) v době realizace etapy/projektu. Pokud
by fakturované plnění a výdaj s ním spojený proběhl před začátkem realizace
projektu, je daný výdaj neuznatelným, i kdyby věcně s projektem souvisel.
Skutečná úhrada předložených
výdajů
Veškeré
výdaje požadované k proplacení ze strukturálních fondů musí být příjemcem
prokazatelně uhrazeny. Úhrada se kontroluje podle výpisů z účtu či výdajových
pokladních dokladů při platbě v hotovosti. Pokud jste daný výdaj skutečně a
prokazatelně neuhradili, nebude způsobilým pro financování ze strukturálních
fondů. I z tohoto pravidla však existují určité výjimky - např. u odpisů apod.
V
rámci kontroly skutečné úhrady předložených výdajů je kontrolováno také dodržování
podmínek týkajících se plateb ze zvláštního účtu projektu (je-li jeho zřízení
povinné), plateb v hotovosti jen do stanoveného limitu apod., jsou-li tyto
podmínky v rámci daného programu vyžadovány.
Oprávněnost dodavatele
fakturovat
V
rámci kontrol vyúčtování projektů se kontroluje také to, zda dodavatel, který
vám fakturuje za dodávku zboží či služeb,…
