Všechny projekty se vyznačují společnými základními postupy a životním cyklem (project life cycle), který zahrnuje několik fází (analogie s rozpočtovým procesem – příprava a tvorba rozpočtu, schvalování rozpočtu, plnění rozpočtu, následná kontrola). Každý projekt se vlastně skládá z jednotlivých částí, které představují logický sled fází a úseků projektu. Projekt je časově omezen - počátkem je specifikace problému, který má projekt odstranit a je ukončen rozpuštěním projekčního týmu.
Fáze životního cyklu projektu ukazuje následující obrázek.
Pramen: PMBOK® 2000. [PDF manuál]. Materiál PMI (www.pmi.org), 2000.
Obr. č. 6 : Fáze životního cyklu projektu
Různí autoři rozdělují projekty do různých fází, přičemž každý z autorů volí vlastní přístup. Zjednodušeně je možno říci, že fáze životního cyklu projektu definují:
▫ jaký typ práce má být vykonán v příslušném stupni rozvoje projektu,
▫ jaké konkrétní výstupy jsou v jednotlivých fázích generovány, jak jsou ověřovány a hodnoceny,
▫ kdo se zapojuje do aktivit projektu v jednotlivých úsecích.[1]
V životním cyklu projektu dochází ke změně řady charakteristik:
- čerpání zdrojů je v jednotlivých fázích životního cyklu různé
- mění se tzv. „odolnost“ vůči případným změnám,
- tím, že dochází k postupné eliminaci rizik z důvodu neurčitosti, se mění se citlivost na ně.
Kerzner uvádí následujících pět fází projektu:
1. Koncepce - představuje definici problému, který má být řešen a zhodnocení prvotního nápadu. V této fázi musí zadavatel provést analýzu rizik a zjistit, jak náročná bude realizace na čas, náklady a výkonnost organizace. Pokud není koncepce kvalitně zpracována, může ji zpracovatel špatně pochopit, což může znamenat, že zadavatel (uživatel) nebude s výslednou dodávkou spokojen.
2. Plánování – v této fázi jsou zpřesňována zjištění z předchozí fáze. Cílem je konečná (finální) identifikace zdrojů nutných k realizaci daného projektu s ohledem na ukončení projektu v předpokládaném čase, při očekávaných nákladech a požadované kvalitě. V rámci této fáze jsou zpracovány a schvalovány následující dokumenty:
▫ harmonogram projektu,
▫ rozpočet projektu,
▫ projektový tým,
▫ definice projektu,
a ostatní dokumentace potřebná k zahájení implementace.
3. Testování - v rámci této fáze je nutno dokončit a schválit potřebnou dokumentaci nezbytnou pro zahájení realizace. Hlavním cílem je prověření realizovatelnosti projektu a definování činností následující fáze.
4. Realizace – během této fáze jsou plněny jednotlivé činnosti a úkoly vyplývající z harmonogramu projektu, tak aby bylo dosaženo cíle projektu, který vyplývá z definice projektu a to v plánovaném čase, nákladech a kvalitě.
5. Ukončení projektu – v průběhu této fáze jsou vyhodnocovány výsledky realizovaného projektu. Předání je realizováno na základě dopředu stanovených kritérií. Výsledkem této fáze může být rozhodnutí o dalším pokračování projektu.
[1] SVOZILOVÁ, A.: Projektový management. Grada Publishing, Praha 2006, ISBN80-247-1501-5.
Projekt nemusí “projít” všemi výše uvedenými fázemi. V průběhu cyklu je možno na základě vyhodnocení průběhu projektu označit projekt za nevyhovující (neúspěšný) a ukončit ho.
Svozilová[1], která vychází z Clelanda a Kinga dělí životní cyklus projektu (project life cycle) na následující fáze:
a) konceptuální návrh,
b) definice projektu, produkce,
c) operační období,
d) vyřazení projektu.
Obsahem jednotlivých fází je:
a) konceptuální návrh – představuje definování základních záměrů projektu, hodnocení přínosů a dopadů z jeho realizace, odhad, definice zdrojů a času na realizaci projektu, předběžná analýza rizik,
b) definice projektu – zpřesňuje výstupy první fáze, obsahuje přípravu podrobného plánu pro realizaci,
produkce – představuje vlastní realizaci, znamená řízení jednotlivých prací projektu, obsahuje kontrolu časového harmonogramu a nákladů (rozpočtu), řízení komunikace, pořizování projektové dokumentace pro kontrolu průběhu projektu a pro budoucí používání předmětu projektu, tvorbu plánu podpory v operačním období,
c) operační období – znamená vlastní užívání předmětu projektu, je prováděno hodnocení projektu dle různých.) hledisek (např. ekonomických, sociálních aj.) dopadů projektu ve srovnání s nadefinovanými záměry v prvním období, důležitá je zpětná vazba pro plánování nových projektů,
d) vyřazení projektu – tj. předání předmětu projektu, uvolnění zdrojů (finančních, technologických i lidských), které byly vázány na realizovaný projekt na jiné projekty a zpracování získaných zkušeností z řízení a realizace projektu pro potřeby dalších projektů.
Jiní autoři uvádí, že projektový management znamená řízení mnoha rozličných činností vykonávané různými osobami a jsou uváděny čtyři základní etapy projektového managementu:
▫ definování projektu,
▫ plánování projektu,
▫ realizace projektu,
▫ hodnocení projektu.
Tento cyklus…
